آغازی نو در مدیریت مالی حسابداری شعب بانک ملی با سامانه دفترکل(GL)
عصر بانک؛پروژه های دفترکل (GL) و حسابداری متمرکز بانک ملی از جمله پروژه‌های قدیمی است که از سال 78 در بانک ملی با محوریت دفتر کل شروع شده بودند، اما به دلایل متعددی مثل تغییرات مدیریتی و یا آماده نبودن زیرساخت های لازم به سرانجام نرسیده بود که با هدایت تیم مدیریتی جدید شرکت داده ورزی سداد و حمایت های مدیریت ارشد بانک، مدیریت عامل شرکت داده ورزی سداد و شعب و ادارات ذینفع این پروژه‌ها در سطح شعب و ادارات بانک ملی درحال توسعه است.
به همین منظور درخصوص تغییرات گسترده در سامانه‌های مالی بانک ملی با نهایی شدن پروژه دفتر کل و تاثیر آن بر امور جاری و آتی شعب بانک ملی در سراسر کشور با احمد صالحی، مدیر سبد پروژه های مالی، اعتباری و اوراق شرکت سداد گفتگو کردیم:
احمد صالحی، دارای مدرک لیسانس نرم‌افزار از دانشگاه صنعتی اصفهان و فوق‌لیسانس مهندسی صنایع از دانشگاه علم و صنعت است. قریب به 15 سال معاون فناوری اطلاعات و ارتباطات گمرک و مدیر پروژه های مدرن سازی گمرکات کشور بوده و از حدود سه سال و نیم پیش وارد حوزه بانکی شده و از سال 94 در شرکت داده ورزی سداد پروژه های مالی وحسابداری بانک ملی را مدیریت کرده است.
بانکداری متمرکز و شروع یک پروژه بزرگ
صالحی صحبت های خود را با تعریف بانکداری متمرکز(Core Banking)شروع می‌کند.وی بانکداری متمرکز را اینگونه تعریف کرد: بانکداری متمرکز سیستم یکپارچه و متمرکزی است که قرار است بانک به‌وسیله آن به‌صورت منعطف و چابک خدمات بانکی خود را ارائه دهد. یکی از این Core سیستم‌ها، سامانه دفترکل می‌باشد. در یک سیستم بانکداری متمرکز، سامانه دفترکل باید یک سیستم متمرکز و یکپارچه باشد و با دریافت اطلاعات از سایرسامانه‌های کسب‌وکاری نسبت به ثبت و صدور اسناد حسابداری و در نهایت خلاصه سازی گردش حساب‌ها و سرفصل‌ها بصورت اتوماتیک اقدام کند و انعکاس دهنده خدمات کسب وکار در قالب رخدادهای مالی باشد.
وی معتقد است دفتر کل باید دو ویژگی اصلی داشته باشد، اول ساختار کدینگ حساب مطلوب و منعطفی داشته باشد. دوم ورودی قابل‌اطمینانی از طریق ساختار مذکور وارد این سامانه شود که این سامانه به‌صورت مطلوب و منعطف بانک را در قالب رخدادهای مالی به تصویر بکشد.
بازمهندسی ساختار کدینگ حساب وایجاد CoAجدید وتبدیل بالغ بر 18 هزار سرفصل به حدود 4 هزار سرفصل
مدیر سبد پروژه های مالی اعتباری اوراق سداد اظهار کرد: قبل از شروع پروژه دفترکل، با بررسی‌های انجام شده مشخص شد کدینگ حساب بانک ملی بالغ بر 18 هزار سرفصل با ساختاری سه سطحی و مبتنی بر کل، معین، تفصیلی حاوی اطلاعات درهم‌تنیده شده دو بخش مالی وکسب وکاری(یا آماری وموقت)دارد که امکان ایجاد سرفصل جدید در برخی از سطوح آن عملاً امکان پذیر نبود، بنابراین قبل از اینکه سراغ پروژه دفتر کل برویم به‌عنوان پیش‌نیاز پروژه، باز مهندسی ساختار کدینگ حساب بانک ملی را با محوریت اداره کل حسابداری بودجه و با همکاری غالب ادارات ذیربط شروع کردیم که این پروژه حدود 9 ماه طول کشید و بالغ بر 18000 سرفصلی که از ابتدای استقرار بانک ملی شکل گرفته بود به حدود چهار هزار سرفصل رسید. در این مسیر ضمن جداسازی اطلاعات مالی از کسب وکاری، بخش کسب‌وکاری و یا موقت و یا آماری ها در قالب مراکز هزینه و بخش مالی سرفصل ها در شش سطح ارایه شد.
صالحی افزود: بعد از این که ساختار کدینگ حساب را تغییر دادیم، به طراحی، تولید و استقرار سامانه دفترکل با قابلیت های مدیریت سرفصل ها و مراکز هزینه، مدیریت تعدیلات و متمم ها، مدیریت عملیات پایان سال و…پرداختیم و با انتقال داده‌ها از سامانه های کسب کاری نظیر سیبا، پویا و غیرمتمرکز در سامانه دفترکل توانستیم گزارش‌های متنوع ومنعطفی از دفترکل بانک در سطح سرفصل ویا مراکز هزینه ارائه دهیم.
حسابداری متمرکز به عنوان ورودی قابل اطمینان برای دفترکل(GL)
مدیر سبد پروژه های مالی اعتباری اوراق سداد در ادامه خاطر نشان کرد: شرکت سداد درصدد است هسته بانکداری خود را دیجیتال کند. قلب بخش مالی این هسته GL و ورودی آن حسابداری متمرکز است.یعنی سامانه ای که با اخذ اطلاعات از سیستم‌های کسب وکاری بصورت اتوماتیک نسبت به صدور اسناد حسابداری آنها اقدام کند.
اما با بررسی میدانی شعب متوجه شدیم که بالغ بر 130 نوع کسب وکار فاقد سیستم مکانیزه در بانک وجود دارد که در حال حاضر یک بخش از وظایف شعب ثبت این اسناد در قالب ثبت A,B است.که در بسیاری از این ثبت ها سرفصل‌ها باز و در اختیار ثبت کنندگان سند می‌باشد که احتمال خطای انسانی را به شدت بالا برده ودر مواردی منجر به سوء استفاده نیز شده است. بنابراین در این سامانه مفهوم سند را در شعب تغییر دادیم و مفهوم اسناد حسابداری دوبل را عملیاتی کردیم یعنی حسابداری که طرف بدهکار و بستانکار داشته باشد وتوازن شرط اصلی قبولسند تلقی گردد.
در حال حاضر قالب اسنادی که در سامانه حسابداری متمرکز تعریف شده قالب بستانکاری و بدهکاری دارد که خود سیستم وقتی آن را تولید می‌کند، کنترل می‌کند که توازن برقرار باشد.
ایجاد الگوی سند برای بیش از300 کسب و کار
صالحی با اشاره به ایجاد الگوی اسناد جدید در مورد سامانه‌های کسب و کاری گفت: در راستای کنترل ونظارت داخلی مفهوم جدیدی در حسابداری متمرکز تحت عنوان قالب(یا الگو و یا شابلون) سند معرفی کردیم که در آن برای بیش از 300 نوع کسب وکار شناسایی شده قالب اسناد با فیکس کردن ویا حداقل محدود کردن سرفصل های مرتبط با آن کسب وکار ، ایجاد و حداقل دو کاربر برای آن تعریف کردیم که یک کاربر، ثبت‌کننده و دیگری کاربر ارشد نام گرفتند. از طرف دیگر قسمتی از اسناد حسابداری که از طریق این قالب‌ها به صورت دستی ثبت می‌شوند، می‌توانست به یک سری از سامانه‌های کسب‌وکاری که در حال حاضر وجود دارد وصل شود؛ مثلاً سامانه‌های چکاوک، تسهیلات یا حقوق و دستمزد؛ بنابراین این سامانه‌ها شناسایی شدند و اسناد مرتبط از طریق اخذ اطلاعات از این سیستم ها ثبت و صادر می‌شوند.
صالحی در توضیح استراتژی بانکداری متمرکز شرکت داده ورزی سداد، بیان کرد: نکته مهم این است که هر سامانه جدا از اینکه باید متمرکز و یکپارچه با سامانه‌های دیگر باشد، باید کار خودش را انجام دهد. قبلاً هر سامانه‌ای که طراحی می‌شد هم فعالیت کسب‌وکاری را انجام می‌داد و هم کار حسابداری؛ که نه کدینگ حساب داشت، نه براساس ساختار کدینگ بانک ملی بود و نه ورودی مناسبی به آن اختصاص پیدا می‌کرد. اما حالا با استقرار سامانه حسابداری متمرکز می‌توانیم تراکنش‌های کسب‌وکاری را دریافت کنیم و با یک ماژول به نام آداپتور مالی که بیشتر نقش یک مترجم را دارد، این اطلاعات کسب‌وکاری را به اطلاعات مالی تبدیل کنیم که در سامانه حسابداری متمرکز اسناد حسابداری آن ثبت می‌شود.
مهمترین مزیت دفترکل جدید
مدیر سبد پروژه های مالی، اعتباری و اوراق شرکت سداد درباره مهمترین مزیت مهاجرت به سامانه‌های جدید خاطر نشان کرد: ما به سمتی حرکت می‌کنیم که با استقرار سیستم حسابداری متمرکز، کم کردن و به‌تدریج حذف کردن اسناد دستی و صرفاً گرفتن تراکنش از سیستم‌های کسب‌وکاری و تبدیل آن به‌صورت خودکار به اسناد حسابداری، نیروی انسانی در دوایر حسابداری شعب را در میدان های کاری جدیدی به خدمت بگیریم همچنین نکته قابل توجه این است که ما در هرکدام از این شعب دو دستگاه سرور داریم که یکی اصلی و دیگری بکاپ است. در هرکدام از این دوایر به تعداد پرسنل کلاینت داریم و هرسال قرارداد پشتیبانی و نیازمندی‌های جدید را باید تعریف کنیم که با سامانه دفتر کل جدید همه این روش‌های قدیمی برچیده خواهد شد.
وی افزود: سیستم حسابداری متمرکز برعکس سامانه‌ای مثل بام، باید کاملاً در پستوی بانک قرار بگیرد و حتی کسی نباید به این سیستم لاگین کند. بلکه به این سیستم فقط مثل یک موتور باید تراکنش برسد و از آن‌طرف ثبت کند. من افق آینده را این‌طور می‌بینم که به جایی برسیم که دیگر دایره‌ای بنام دایره حسابداری نداشته باشیم. آینده صنعت بانکداری واقعاً به این سمت‌وسو می‌رود. حتی بانکدارهایمان را باید با آموزش دهیم تا مشاورانی حرفه‌‌ای در حوزه بانکی شوند و آینده صنعت بانکداری را برای مشتریان ترسیم کنند نه اینکه فقط تایپیست باشند.
چشم‌انداز آینده صنعت بانکداری
صالحی در پایان چشم‌انداز آینده بانکداری را اینگونه ترسیم کرد: اگر بخواهم افق درازمدت را نگاه کنم؛ شعب بانک‌ها به‌تدریج تغییر ماهیت خواهند داد و دفترکل متمرکز فعلی به دفتر کل توزیع شده روی بستر جدید با فناوری های نوین نظیر زنجیره بلوک و ارزرمزها تبدیل خواهد شد. بنابراین امور بانکداری علاوه بر بانک‌ها در اختیار بازیگران جدیدی مثل فین‌تک‌ها و شرکت‌های فناوری قرار می‌گیرد و از این به بعد فقط بانک‌ها به مشتریان سرویس مالی ارائه نمی‌دهند بلکه شرکت‌های فناوری نیز خدمات مالی به مردم ارائه می‌دهند.