ابزار انتخاب یک مشاور مدیریت برای سازمان
عصر بانک؛در فرهنگ لغات وبستر، مشورت به‌عنوان«در جست‌وجوی نظر یا توصیه از شخصی دیگر برای تصمیم‌گیری» معنا شده است. استفاده از مشاوران مناسب، بدون تردید کیفیت تصمیم‌گیری‌ها و در نتیجه بقا، سودآوری کسب‌وکار شما را بهبود خواهد داد.
یکی از دغدغه‌های مهم صاحبان کسب‌وکار، انتخاب مناسب یک مشاور مدیریت تاثیرگذار برای سازمان است. در این نوشتار راهکارهایی برای انتخابی صحیح به شما ارائه خواهد شد.
برای انتخاب یک مشاور مدیریت گام‌های زیر را بردارید:
گام اول-وظایف و مسوولیت‌ها را تعریف و شرح وظایف مشاور را مشخص کنید.
پیش از مذاکره و گفت‌وگو با یک مشاور مدیریت، ضروری است برای خود مشخص کنید که در چه حوزه‌ای به او نیاز دارید، البته ترجیحا بهتر است این نیاز را در جایی بنویسید! با تهیه این سند، قلمرو(scope) همکاری شما با مشاور تعیین می‌شود. این سند به‌عنوان مدرک مرجع برای انتخاب مشاور مدیریت شناخته می‌شود. شما می‌توانید در این سند به موارد زیر توجه و اشاره کنید:
• هدف از گرفتن مشاوره
• وظایف مشخصی که باید انجام شود.
• نتایج مورد انتظار
• نقشی که مشاور باید ایفا کند
• محدوده اختیارات مشاور
• مدیریت تغییرات در خدمات مشاور: در حین استفاده از خدمات مشاوره مدیریت، ممکن است نیاز به تغییراتی در محدوده خدمات مشاوره، قیمت قرارداد، زمان انجام کار و موارد جزئی دیگر براساس مشاهده و توافق طرفین به وجود آید، که نیاز است درباره تغییر آن از خود انعطاف به خرج دهید.
• برنامه زمان‌بندی: داشتن برنامه زمان‌بندی در گرفتن خدمات مشاوره‌ای بسیار مهم است. شما باید نقاط برجسته(milestone) و اقلام تحویلی توسط مشاور را در هر مرحله مشخص کنید.
• معیارهای انتخاب: این مهم است که شما به دنبال مشاور مدیریت با چه کیفیتی هستید؟ شما باید معیارهایی برای انتخاب گزینه‌های پیش روی خود را براساس تخصص، تجربه اجرایی و تعادل روحی در نظر بگیرید.
گام دوم-فهرستی از مناسب ترین مشاوران مدیریت تهیه کنید. پیش از آنکه بخواهید با هر فردی برای درخواست پیشنهاد مشاوره مدیریت صحبت کنید، فهرستی از مناسب‌ترین افرادی که می‌توانند در حوزه مورد نظر به شما مشورت دهند، تهیه کنید. شما باید هریک از این افراد را براساس معیارهای انتخابی خود مورد ارزیابی قرار دهید. بسیاری از مشاوران براساس ارتباطات شخصی یا آشنایی نسبی قبلی وارد یک سازمان می‌شوند، اما باید بتوانید این سوالات را درباره مشاور کاندیدای خود پاسخ دهید:
• این فرد چه مدت در این کسب‌وکار(مشاوره مدیریت) بوده است؟
• آیا فرد کاندیدای شما تجربه، شایستگی و منابع مورد نیاز برای مشاوره با سازمان را در اختیار دارد؟
• این فرد از چه سازمانی تایید صلاحیت شده است؟ آیا در یک انجمن حرفه‌ای معتبر عضویت و فعالیت موثر دارد؟
• آیا او از بهترین روش‌ها و تجارب مدیریتی در سطح بین‌المللی و تطبیق آن با شرایط کشور برخوردار است؟
شما می‌توانید پس از گرفتن پاسخ درباره این پرسش‌ها به کاندیداهای مناسب تر نزدیک شوید، اما هنوز برای تصمیم‌گیری عجله نکنید!
گام سوم-پیشنهادهای ارسالی کاندیداها را مورد بررسی قرار دهید. در پیشنهاد همکاری(پروپزال) که از سوی مشاور ارائه می‌شود،این موارد باید در نظر گرفته شود:روش‌های تشخیص وضعیت موجود(که معمولا به‌صورت ارائه پرسشنامه؛ برگزاری جلسات مشترک، مصاحبه یا روش‌های معمول دیگر است)،برنامه زمان‌بندی انجام کار،دستاوردهای مورد انتظار و برآورد زمان و هزینه انجام کار. اساسا پیشنهادی که از سوی مشاور ارائه می‌شود باید نشان‌دهنده درک کامل وی از صورت مساله طرح شده از سوی شما باشد. شما باید بتوانید براساس مشاهده این پیشنهاد به خود اطمینان دهید که نتیجه حاصل از این پیشنهاد، نتیجه‌ای رضایت‌بخش و مورد انتظار برای شما و سازمان است.
گام چهارم- مشاور مناسب را انتخاب کنید. بعد از بررسی پیشنهادهای ارسالی، جلسه‌ای برای مصاحبه و گفت‌وگوی حضوری با کاندیداها هماهنگ کنید. در این جلسه او فرصت خواهد داشت تا روش کار مشاوره خود را برای شما تبیین کند. جالب اینجا است که شما می‌توانید در این جلسه رایگان، ایده‌های باارزشی از مشاور برای بهبود کسب‌وکار خود به دست آورید.
در ارزیابی نهایی خود باید به موارد زیر توجه کنید:
• کیفیت سند پیشنهادی ارائه شده، آیا مشاور برای آماده کردن این پیشنهاد وقت اختصاص داده است؟
• محتوای پیشنهاد، آیا ایده‌های ارائه شده در سند پیشنهادی جذابیت دارد؟
• روش انجام کار، آیا پیشنهاد ارسالی، قابل انجام است؟ شما باید اطمینان حاصل کنید که مشاور به قولی که وعده می‌دهد، حتما عمل می‌کند. علاوه بر این مهم است که مشاور با تیم کاری شما سازگاری داشته و مورد پذیرش در سازمان باشد.
• مدت زمان انجام کار، آیا بازه زمانی ارائه شده مناسب است؟
• هزینه، موضوع هزینه پیشنهاد مشاوره، قابل تامل است. انگلیسی‌ها ضرب‌المثل معروفی دارند: «هنوز آنقدر پولدار نشده‌ام، که جنس ارزان‌قیمت بخرم». یادتان باشد قبل از فکر کردن به هزینه باید برای شما کسب نتیجه در اولویت باشد.
گام پنجم- با مشاور تعامل داشته باشید. برای تصمیم‌گیری نهایی باید با مشاور خود تعامل مستمر داشته باشید. در این تعامل نکات زیر را تعیین تکلیف کنید: هزینه مشاوره و شیوه پرداخت به مشاور، چارچوب زمانی انجام کار، اقلام تحویلی مورد نظر در نقاط عطف زمانی مشخص شده،شرایط فسخ قرارداد.
گام ششم- برای کسب بهترین نتایج، فرآیند مشاوره را مدیریت کنید. برای موفقیت در مشاوره مدیریت، هر دو طرف (کارفرما و مشاور) سهم بزرگی دارند. برای سازمان شما مهم است که بابت مبلغی که پرداخت می‌کند ارزش دریافت کند. در عوض مشاور نیز علاقه‌مند است با انجام یک کار با کیفیت شهرت و اعتبار بیشتری برای خود به دست آورد. اما برای بالابردن درصد موفقیت در فرآیند مشاور باید آن را مدیریت کنید.
به خاطر داشته باشید در خرید خدمات مشاوره مدیریت علاوه بر زمان، دانش و تجربه به سازمان شما منتقل می‌شود، بنابراین لازم است تعاملی برنده-برنده با مشاور داشته باشید.
سیدمحمد اعظمی‌نژاد
رئیس کمیته آموزش و پژوهش-انجمن مدیریت ایران
www.hrjournalist.com
/دنیای اقتصاد