جلسات جدید ما باعث دلخوری همکاران می‌شود
عصر بانک؛مشاور عزیز، در محیط کارم چند همکار دارم که عنوان شغلی یکسانی داریم، اما اخیرا سرپرست بخش، نقش جدیدی را به عنوان «رهبر» تیم طراحی کرده است. این فرد از ما باتجربه‌تر است و سابقه بیشتری نسبت به ما دارد که منطقی است. او به اعضای جدید تیم آموزش می‌دهد، مرجع پاسخگویی به سوالات است، مسوولیت برنامه‌ریزی‌ها را بر عهده دارد، نحوه برگزاری جلسات را تغییر ساختار می‌دهد و… در واقع او نقش مدیریت کارهای روزانه ما را ایفا می‌کند، اما واقعیت این است که او مدیر نیست. او یکی از همکاران معمولی ما است و همان کاری را انجام می‌دهد که ما انجام می‌دهیم؛ فقط نقش‌های بیشتری به او محول شده است.
برای سازماندهی مجدد جلسات تیمی، او تعدادی از این جلسات را حذف کرده و به جای آن جلساتی را ترتیب داده که حالت غیررسمی دارد، اما شرکت در آن اجباری است. در این جلسات در مورد مسائل و مشکلاتی که در طول هفته در محیط کار با آن روبه‌رو بوده‌ایم، صحبت می‌کنیم. ایده تشکیل این جلسات آن است که در مورد چیزهایی که می‌خواهیم در محیط کارمان تغییر کند، مشتریانی که مواجهه با آنها سخت است و کارهایی که همکارانمان انجام می‌دهند یا نمی‌دهند و بر توانایی ما تاثیرگذار است، صحبت کنیم. هدف از برگزاری این جلسات آن است که فرهنگ موجود در دفتر کار را به شیوه‌ای پیشگیرانه مدیریت کنیم وایده‌هایی را مطرح کنیم که به نفع همه است، نه اینکه منتظر بمانیم تا مشکلی بروز کند و سپس واکنش نشان دهیم.
مشکل اینجا است که در فرهنگ ما کسی دوست ندارد مستقیما در مورد احساساتش صحبت کند. رهبر تیم ما فرد بسیار مهربان و باهوشی است و شخصیتی دوست داشتنی دارد و امیدوار است با این کار بتواند بخشی از فرهنگ محیط کار ما را عوض کند تا امکان ایجاد ارتباطات آزادتر را بین افراد ایجاد کند. اما پشت صحنه هیچ‌کس این وضعیت را دوست ندارد.
اولین جلسه از این نوع را چند روز پیش برگزار کردیم و طبیعتا هیچ‌کس دوست نداشت حرفی بزند. همه ما کاملا معذب در این جلسه نشسته بودیم. رهبر تیم صحبت کرد و مثالی زد تا مشخص شود انتظار دارد در این جلسات چه چیزهایی بگوییم. اما یکی از همکاران در واکنش به یک اظهار نظر به شدت دلخور شد و نارضایتی خود را به شکل ایمیل به رهبر تیم ابراز کرد. من فکر می‌کنم برگزاری چنین جلساتی در دفتر ما کارآیی ندارد و همه ما ترجیح می‌دهیم مسائل را به آرامی و شخصا رفع و رجوع کنیم. به جز اینها من فکر می‌کنم بسیاری از نگرانی‌هایی که مطرح می‌شود، به جز دو فردی که مستقیم درگیر ماجرا بوده‌اند، بر افراد دیگر هم اثرگذار است و این جلسات فرصتی ایجاد می‌کنند که همه افرادی که نقشی در یک موضوع نداشته‌اند نیز درگیر آن شوند.
رهبر تیم این موضوع را می‌داند، اما فکر می‌کند این یک نقص است و جلوی رشد و انسجام تیمی ما را می‌گیرد. او می‌خواهد به افراد کمک کند در مورد اتفاقاتی که در دفتر رخ می‌دهد فکر بازتری داشته باشند و راحت در مورد آن گفت‌وگو کنند.
آیا در این زمینه که چگونه باید چنین جلساتی را پیش ببریم یا به این هدف نزدیک شویم، پیشنهادی دارید؟ با توجه به اینکه همه ما تا حدی حساس و درون‌گرا هستیم و نمی‌خواهیم همکاران از دست ما ناراحت باشند، چگونه از این فرصت برای تحقق این هدف استفاده کنیم؟ چطور می‌توانیم افراد را درگیر کنیم تا در مورد مشکلات یا نگرانی‌های خود صحبت کنند و عین حال کسی را دلخور نکنند؟ آیا جلسات تک نفره رو در رو بهتر نیست؟ آیا ممکن است این جلسات در ابتدا پردردسر باشند، اما در نهایت به نتیجه خوبی برسند؟
پاسخ:
نه، این جلسات ایده خوبی نیستند.
اگر دفتر کار شما به جلسات هفتگی برای بحث و گفت‌وگو در مورد مشتریان بد، همکاران دردسرآفرین و سایر چیزهایی که باید تغییر کنند نیاز دارد، نشان می‌دهد در جایی مشکلی وجود دارد. این مشکل باید به طریقی حل شود، اما در بیشتر دفاتر کاری برگزاری جلسات هفتگی برای صحبت کردن در مورد آن متداول نیست و عمده چنین مشکلاتی از این طریق حل نمی‌شوند؛ به‌خصوص وقتی قرار است مشکلی تصادفی در مورد یک همکار به صورت ساختاربندی نشده در جمع مطرح شود. در حقیقت، این کار دستورالعملی است برای دلسرد کردن و ناراحت کردن افراد (همین اتفاقی که رخ داده است).
همچنین صراحتا باید بگویم این جلسات را فردی مدیریت می‌کند که تجربه زیادی برای مدیریت دیگران که در ضمن هم‌سطح او هستند نیز ندارد (البته من خودم از طرفداران بزرگ مطرح کردن ایده‌ها به صورت جمعی هستم، اما نه در این قالب و با چنین ساختاری).
بهتر است به رهبر گروه‌تان بگویید: «من فکر نمی‌کنم ما به جلسات هفتگی به این شکل نیاز داشته باشیم. ما ترجیح می‌دهیم همان موقعی که مساله‌ای پیش آمد به آن رسیدگی کنیم و من فکر نمی‌کنم شیوه‌ای که گروه در مورد مشکل یک فرد به آن می‌پردازد، خیلی سازنده باشد؛ من فکر می‌کنم این جلسات دستورالعملی برای ایجاد تنش و حتی بدتر از آن است. پیشنهاد من این است که مثل بسیاری از دیگر محیط‌های کاری، مشکلات فردی را به صورت رو در رو و نه به شکل جمعی حل و فصل کنیم.»
اگر او فکر می‌کند شیوه فردی باعث می‌شود افراد مشکلات‌شان را مطرح نکنند، می‌تواند مدیریت این قضیه را شخصا به عهده بگیرد و آنها را مجبور به این کار کند تا مشکل حل شود؛ همان کاری که مدیران بزرگ انجام می‌دهند. می‌دانم که شما می‌خواهید به نظرات رهبر تیم‌تان احترام بگذارید، اما وقتی فکر می‌کنید ایده بدی را اجرا کرده، بهتر است در مورد آن صحبت کنید و وقتی این کار را با احترام و ادب انجام دهید، طرف مقابل از آن استقبال خواهد کرد.
نویسنده: Alison Green
مترجم: مریم رضایی
modiran@den.ir
/دنیای اقتصاد