منشورسازمانی رمز بقای بنگاه‌های خانوادگی
عصر بانک؛برای بسیاری از کسب‌وکارهای خانوادگی، رشد بنگاه اقتصادی ممکن است در مقایسه با آنچه بعدها رخ می‌دهد به نظر آسان بیاید. این رشد موفقیت آن را حفظ می‌کند، نقل و انتقالات آرام در رهبری سازمان را تضمین می‌کند و در حالی که در حال ساختن میراثی ماندگار برای نسل‌های بعد است، تغییرات سهامداران را مدیریت می‌کند. تهیه یک منشور خانوادگی – که به‌عنوان یک قانون یا پروتکل هم شناخته می‌شود – می‌تواند به توسعه این اهداف بلندمدت کمک کند. چنین سندی می‌تواند قوانین ضروری، مسوولیت‌ها و تعهدات مربوط به مالکیت و مدیریت کسب‌وکار را تدوین کند. البته این قیود باید با موقعیت خانواده، ماهیت و فرهنگ آن متناسب باشد.
چرا منشور مهم است؟
خانواده‌هایی که یک منشور موثر را پیش‌نویس می‌کنند، منافع مهمی را هم به صورت محسوس و هم به صورت نامحسوس به دست می‌آورند. برای مثال، یک منشور که درست پیش‌نویسی شده باشد می‌تواند فرآیند آرام جانشینی رهبری سازمان را به عنوان یک مزیت ملموس تسهیل کند. ضعف در ایجاد و تدوین یک برنامه رسمی برای جانشینی مدیریت ممکن است پیامد نامطلوبی برای یک کسب‌وکار خانوادگی ایجاد کند. پژوهش‌های BCG نشان داده است کسب‌وکارهای خانوادگی که برنامه‌های جانشینی مدیریت را برنامه‌ریزی می‌کنند در مقایسه با سایرین، طی دو سال 14 درصد تفاوت در رشد درآمد را نشان داده‌اند.
مزایای نامحسوس ایجاد منشور این است که می‌تواند به رهبران کسب‌وکارهای خانوادگی برای ایجاد یک میراث قدرتمند و منشوری که برای نسل‌های بعد باقی بماند کمک کند. برای مثال، اعضای خانواده وندل بیش از 300 سال به عنوان صاحبان صنعت و سرمایه‌گذار در فرانسه در کنار هم کار می‌کردند. خانواده‌ای که اکنون بیش از یک هزار عضو دارد، میراث خود را از طریق قوانین یک منشور حفظ کرده و پیوستگی و وابستگی خود را افزایش داده است. با وجود چنین مزایایی، برخی خانواده‌ها با کسب‌وکارهای موفق، برای ایجاد یک منشور خانوادگی جامع تصمیم نمی‌گیرند. شاید علت آن این است که معتقدند بدون نوشتن قوانینی برای تصریح مسوولیت‌ها یا ایجاد استانداردها می‌توانند کارشان را انجام دهند. از طرف دیگر برخی خانواده‌ها منشوری ناکارآمد می‌نویسند. برای مثال، ممکن است زمانی که مسائل مهم مانند جانشینی رهبر سازمان یا فروش غیرقابل پیش‌بینی سهام توسط اعضای خانواده مطرح می‌شود، قیود منشور برای تصمیم‌گیری کافی نباشد. شاید منشور به صورتی نوشته شده که تفسیر آن دشوار است و در نتیجه در ارائه خطوط راهنمای عملی برای اعضای خانواده شکست می‌خورد.
هفت عنوانی که منشور باید داشته باشد
یک منشور خانوادگی جامع هفت عنوان گسترده را شامل می‌شود که در نمودار مشخص شده است. عمق و جزئیات ارائه شده برای هر عنوان متفاوت خواهد بود و این تفاوت به فضای خانواده بستگی دارد.
مشخصات: معمولا موسسان یک کسب‌وکار خانوادگی و فرزندانشان به عنوان اعضای خانواده، برای اهداف بنگاه اقتصادی به حساب آورده می‌شوند. زمانی که نسل جوان‌تر صاحب فرزند می‌شود تعیین عضویت در خانواده ممکن است به همان سادگی نباشد. اعضای خانواده باید به توافق برسند که چه کسی «به عنوان اعضای خانواده و نوادگان آنها» با حقوق و مسوولیت‌هایی در کسب‌وکار و فعالیت‌های مرتبط، صلاحیت دارد.
ارزش‌ها: بسیاری از خانواده‌ها به ارزش‌هایی که در منشور خانوادگی گنجانده شده، پایبند هستند و سعی می‌کنند به روش‌های گوناگون این ارزش‌ها را عملی کنند. برای مثال، برخی خانواده‌ها از علایق اجتماعی خاص مانند آموزش و بهداشت حمایت می‌کنند. برخی دیگر از خانواده‌ها اعضا را از اشتغال در صنایع خاص یا کسب‌وکارهایی بر پایه عقاید شخصی منع می‌کنند.
نحوه نظارت: یک خانواده برای مدیریت موفق تحولات توصیف شده در بالا، علاوه بر تصمیم‌گیری‌های روزانه به نظارت عاقلانه و ساختارهای مدیریت روشن نیاز دارد که توسط فرآیندهای ساده و در عین حال پیچیده حمایت می‌شوند. منشور خانوادگی باید بدنه حاکمیتی سازمان شامل هیات مدیره، شورا، مجمع، بنیاد و… را طرح‌ریزی کنند.
مدیریت مالکیت کسب‌وکار: یک منشور خانوادگی باید مکانیسم‌های موجودیت مستمر کسب‌وکار را به عنوان شرکتی که بر اساس خانواده شکل گرفته است توسعه دهد. بدون چنین مکانیسمی، نزاع در جانشینی یا انتقالات اصلی دیگر می‌تواند خانواده و کسب‌وکار آن را از هم بپاشاند. به طور مثال اگر برخی اعضای خانواده اختلافاتشان را حل نکنند، برای فروش سهام خود به سرمایه‌گذاران خارجی، بیش از حد تلاش خواهند کرد. برای دستیابی به کنترل مالکیت و تصمیمات سرمایه‌گذاری خانواده‌ها می‌توانند هم محدودیت‌ها و هم محرک‌ها را به دست آورند. مثلا می‌توانند فروش سهام را به سرمایه‌گذاران خارجی با اعطای حق رجحان (در رابطه با وضع محدودیت در درصد مالکیت آنها) یا با منع فروش به سرمایه‌گذاران خاص محدود کنند. آنها می‌توانند اعضای خانواده را به حفظ سهام‌شان تشویق کنند. این تشویق می‌تواند به طور مثال با ایجاد یک سیاست تقسیم سود سهام ایجاد شود.
جانشینی در کسب‌وکار: یک منشور باید شامل اصولی باشد که فرآیند توالی رهبری سازمان را توضیح دهد. این توالی شامل شرایطی که اعضای خانواده ممکن است به عنوان نقش مدیر عامل در نظر بگیرند و نیز تدوین یک نقشه رسمی برای انتخاب جانشین است. این منشور باید نقش‌ها و مسوولیت‌های اعضای خانواده را در راه‌اندازی کسب‌وکار و تصمیم‌گیری‌های سرمایه‌گذاری مشخص کند. منشور باید توانمندی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای خدمت به هیات مدیره و دیگر اعضا و کمیته‌های نظارت را توصیف کند. مشکلات مدیریت استعداد باید حل شود. منشور می‌تواند استانداردها و مکانیسم‌های ارزیابی عملکرد را ایجاد کند تا اطمینان یابد اعضای خانواده که در کسب‌وکار شاغل هستند، بازخورد صادقانه و سازنده دریافت کنند.
نوع‌دوستی و دیگر مکانیسم‌های پیوستگی: ورای توسعه و پشتیبانی کسب‌وکار و ثروت، بسیاری از کسب‌وکارهای خانوادگی با پرورش ارتباطات احساسی بین اعضای خانواده، تلاش می‌کنند ارتباطات پیوسته خود را مستحکم‌تر کنند. این ارتباطات به ایجاد یک حس مشترک از هدف و هدایت خانواده به سمت همکاری و توافق جامع در مسائل کلی کمک می‌کند. منشور خانوادگی می‌تواند فرصت‌هایی برای اشتغال ایجاد کند که ممکن است این ارتباطات را قوی‌تر کند؛ ارتباطاتی مانند فعالیت‌های نوع‌دوستانه بین خانواده و کناره‌گیری‌های سالانه. همچنین منشور می‌تواند مکانیسم‌های دیگری برای تقویت پیوستگی بین اعضا ارائه دهد؛ مسائلی مانند داشتن یک دفتر کار خانوادگی که در مورد مالیات و مسائل قانونی پیشنهادهایی ارائه می‌دهد و مشاوره در مورد موضوعات و ارزش‌های کسب‌وکار.
دوره منشور و فرآیند تجدیدنظر: منشور باید تعیین کند که تا چه وقت موثر خواهد بود؛ گرچه دوره تهیه هر منشور باید حداقل یک نسل باشد تا هدف منشور را محقق کند. به علاوه باید مشخص کند که تا چه وقت و با چه فرآیندی این دوره می‌تواند گسترش یابد یا تکرار شود. یک منشور باید برای تطبیق نیازهای در حال تغییر خانواده در طول زمان سازگار باشد. و برای ایجاد این انعطاف‌پذیری فرآیند لغو یا بازبینی کل منشور یا اصلاح یا افزودن مقررات خاص را تعیین کند.
اهمیت چارچوب زمانی
ماهیت مقررات منشور قطعا برای دستیابی به پیوستگی در خانواده مهم است؛ اما فرآیندی که یک خانواده برای پیش‌نویس این مقررات استفاده می‌کند به همان اندازه اهمیت دارد. یک فرآیند تکراری و در عین حال آزاد همکاری را پرورش می‌دهد، اجماع کلی را تشویق می‌کند و به قوانین و استانداردهای منشور وزن می‌دهد. در مقابل، بعید است منشوری که در مسیر قدرت‌طلبی تحمیل می‌شود، به طور گسترده توسط اعضای خانواده پذیرفته شود؛ مخصوصا اگر رفتار و فعالیت‌های آنها را محدود کند.
اگرچه وکلا و دیگر مشاوران می‌توانند در این زمینه کمک کنند، اما تیمی از اعضای خانواده – مخصوصا تیمی که توسط شورای خانواده انتخاب شده است – باید از آغاز در پیش‌نویس منشور شرکت داده شود تا اطمینان یابد که نیازها، ارزش‌ها و اشتیاق آنها بازتاب داده خواهد شد. این تیم باید فرآیند را با ملاقات اعضای خانواده به طور فردی شروع کند تا در مورد دیدگاه‌های آنها در مورد اصول اساسی نظارت و پیوستگی خانواده بحث کند. زمانی که تیم شروع به پیش‌نویس منشور می‌کند، باید عناوینی که به نظر کلی می‌آیند یا مهم هستند را مورد توجه قرار دهد و سپس به موضوعات و جزئیات اضافی بپردازد. مشاوران خارجی می‌توانند با کمک به حل مسائل غامض و تسهیل موافقت‌های عمومی در رسیدن به راه‌حل‌ها، مشکلات تکنیکی نوشتن منشور را برطرف کنند.
فرآیند تهیه منشور باید جدای از فعالیت‌های معین شورای خانواده رخ دهد. نباید به فعالیت‌های معمول کسب‌وکار اجازه داده شود تا بر فرآیند توسعه منشور و برعکس تاثیر بگذارد. ایجاد چارچوب زمانی برای این فرآیند بسیار مهم است. این چارچوب زمانی از اصول اساسی تا پیش‌نویس مقررات خاص منشور را شامل می‌شود. برای اجتناب از طولانی شدن این فرآیند، تیمی که در حال ترسیم منشور است باید به طور منظم در مورد پیشرفت آن بحث کند، به یک اجماع دست یابد و مقررات را تا زمانی که سند نهایی تهیه شود، پیش‌نویسی کند.
امروز در کجای کار هستید؟
خانواده‌ها برای اینکه نیاز به تهیه منشور را دریابند یا منشور فعلی را بهبود بخشند، باید مجموعه سوالات زیر را در نظر داشته باشند:
• آیا تعیین جانشین برای رهبری سازمان در افق بلندمدت شرکت قرار دارد؟ آیا جانشین شرکت بین خانواده انتخاب می‌شود یا یک مدیر اجرایی را که از اعضای خانواده نیست انتخاب می‌کند؟ آیا خانواده در مورد چگونگی تاثیر این گذار بر کسب‌وکار و پیوستگی خانواده گفت‌وگو می‌کند؟
•آیا عضوی از خانواده در حال برنامه‌ریزی برای فروش سهمی از کسب‌وکار است؟ آیا خانواده قوانین واضحی در مورد حقوق سهامداران خانواده تحت چنین شرایطی تدوین کرده است؟ شرایطی مانند ایجاد حق رجحان، قیمت‌گذاری سهم و تعیین محدودیت‌ها در مورد درصدهای مالکیت.
• آیا خانواده به سرمایه‌گذاری مهم-مانند ورود به صنعت جدید- که اهمیت فعالیت‌های کسب‌وکار را تغییر خواهد داد توجه می‌کند؟ آیا خانواده نیاز به جذب سهامداران خارجی برای ایجاد منابع اضافی برای سرمایه‌گذاری جدید دارد؟ آیا خانواده به یک اجماع در مورد چگونگی پاسخ به این تغییرات بر اساس DNA افراد حاضر رسیده است؟
• آیا نسل جدیدی در حال رسیدن به بزرگسالی است و درخواست دخالت کردن در تصمیم‌گیری‌ها را خواهد داد؟ آیا مکانیزم‌ها برای تخصیص حقوق تصمیم و مسوولیت‌های بین بیشتر اعضای خانواده بجا هستند؟
• آیا منشور خانوادگی موجود طیف وسیعی از مسائل پیوستگی کسب‌وکار و خانواده را شامل می‌شود؟ آیا راهنمای منشور واضح و قابل دستیابی است یا با اصطلاحات تکنیکی مبهم است؟
برای بسیاری از خانواده‌ها پاسخ به این سوالات به فرصت‌هایی منجر می‌شود که موجب بازبینی دقیق نگرش آنها به عناوین بحث شده در بالا می‌شود. با پیش‌نویس یک منشور که نظارت خود را مدون کند و ارزش‌ها را بازتاب دهد، یک خانواده می‌تواند به پایداری موفقیت خود و محافظت از میراثش برای نسل‌های بعدی کمک کند.
مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد
منبع: bcgperspectives
/دنیای اقتصاد