عصر دیجیتال و تاثیرات آن بر مدیریت

عصر بانک؛مدیریت حوزه‌ای است که هیچ‌گاه به طور بنیادی تغییر نمی‌کند. مدیریت حرفه نیست، مهارت است، علم نیست بلکه هنر است. ممکن است تکنیک‌های مدیریتی و موضوعات پیرامون این حوزه در طول زمان تغییر کند؛ اما مدیریت به‌عنوان یک اصل همواره ثابت بوده است.بازتعریف وظایف مدیران

با این وجود، طی سال‌های گذشته شاهد تحولی بوده‌ایم که به نظر می‌رسد اصل مدیریت را نیز تغییر داده؛ تحولی به نام فناوری‌های دیجیتال. حدود دو دهه از انقلاب صنعتی سوم یا ظهور فناوری‌های دیجیتال می‌گذرد و این فناوری‌ها به علت سرعت و حجم بالای گردش اطلاعات، تمام جنبه‌های زندگی ما را تحت تاثیر قرار داده و انگار مدیریت نیز از این تحولات بی‌نصیب نبوده است. اما آیا این تغییرات مثبت بوده؟

جواب هم مثبت است و هم منفی. همه ما مدیریت را با یکسری ویژگی‌ها می‌شناسیم. ویژگی‌هایی که متعاقبا به آنها خواهم پرداخت. تحولات دیجیتال از یکسو باعث تقویت این ویژگی‌ها شده‌اند و از سوی دیگر، به همین دلیل تقویت بیش از حد همان ویژگی‌ها، مدیریت را از کنترل خارج کرده و آرام آرام از اصل خود فاصله می‌گیرد.

اما این ویژگی‌ها کدامند؟ همان‌گونه که در کتاب اخیرم تحت‌عنوان «مدیریت آسان» که در سال 2013 منتشره شده به تفصیل به این موضوع پرداخته‌ام، مدیریت فعالیتی است بی‌وقفه و استرس‌زا که سرعت لازمه آن است و دائما در آن تداخل ایجاد می‌شود. به قول یکی از مدیران ارشد، «مدیریت یعنی هنوز یک کار را تمام نکردی که کار بعدی شروع می‌شود.» 

مدیریت یک فعالیت «اقدام محور» است و این یعنی کمتر بررسی کردن و بیشتر عمل کردن. مدیر باید اجتماعی باشد؛ چراکه ارتباطات در مدیریت حرف اول را می‌زند. یک مدیر باید بتواند خوب صحبت کند و به صحبت‌ها خوب گوش کند. همین امر موجب شده که از دیرباز بسیاری مدیریت را یک فعالیت شفاهی بدانند. مدیریت همچنین هم سلسله‌مراتبی است و هم خطی. تحقیقات نشان داده که مدیران برای افراد هم سطح خود همانقدر زمان می‌گذارند که برای افراد سطوح بالاتر و پایین‌تر از خودشان. همه ما مدیریت را با این ویژگی‌ها می‌شناسیم.

 اگر مدتی زمان بگذارید و فعالیت یک یا چند مدیر را از نزدیک مشاهده کنید، تقریبا تمام ویژگی‌هایی را که برشمردم مشاهده خواهید کرد؛ اما آیا همه اینها به این معناست که مدیران، مدیریت درست را بلد نیستند؟ خیر. اصلا مدیریت یعنی همین و ویژگی‌های نامبرده جزء جدایی‌ناپذیر مدیریت هستند.

حالا بیایید با هم وارد عصر دیجیتال شویم. به نظر شما فناوری دیجیتال مدیریت را چگونه تغییر داده؟ آیا روی ویژگی‌هایی که نام بردم تاثیری داشته؟ از «نیلز بور» فیزیکدان مشهور دانمارکی نقل شده که «پیش‌بینی دشوار است، به ویژه پیش‌بینی آینده» پس بیایید روی زمان حال تمرکز کنیم و ببینیم تکنولوژی‌های ارتباطی چند سال اخیر، به ویژه ایمیل چگونه بر مدیریت تاثیر گذاشته‌اند.

آنچه روشن است این که سرعت برقراری ارتباط طی سال‌های اخیر چند برابر شده است. شما حالا می‌توانید هر زمان که اراده کردید با دیگران در ارتباط باشید و همین امر تنش و استرس مدیریت را دوچندان کرده است. وقتی میان شما و اطرافیانتان ده‌ها راه ارتباطی وجود داشته باشد احتمال اینکه چند نفر همزمان در کار شما تداخل ایجاد کنند بیشتر است. اما بیایید با هم روراست باشیم. 

تکنولوژی وسوسه‌انگیز است. من حتی مدت‌ها قبل از اینکه ایمیلی اختراع شود، در تحقیقاتم به این نتیجه رسیده بودم که مدیران خودشان می‌خواهند در کارشان اختلال ایجاد شود. حالا که همه چیز دیجیتالی است، وضعیت به مراتب بدتر هم شده است. هیچ‌کس مدیران را وادار نکرده که هر لحظه ایمیل خود را چک کنند. از میان ده‌ها پیامی که روزانه دریافت می‌کنید، چند تای آنها نیازمند پاسخ فوری‌اند؟ مدیر ارشد یک شرکت، زمانی در مصاحبه‌ای گفته بود: «اگر مدیر باشید، نه می‌توانید از دیگران فرار کنید، نه می‌گذارند لحظاتی برای خود تنها باشید.» اما من با او مخالفم. شما آزاد هستید و می‌توانید طوری برنامه‌ریزی کنید که زمانی را تنها به خود اختصاص دهید.

همانطور که پیش‌تر نیز اشاره کردم، مدیریت، اقدام محور است. این یعنی مدیران کمتر بررسی می‌کنند و بیشتر عمل می‌کنند. عصر دیجیتال نه تنها این تمایل مدیران را کمتر نکرده که باعث تقویت آن نیز شده‌ است. تحت تاثیر فناوری‌های دیجیتال، حالا مدیران دوست دارند کارها همین الان و در یک چشم به هم زدن انجام شوند. تحت تاثیر این فناوری‌ها، مدیران دچار یک نوع «بیش فعالی» شده‌اند. اگر همین حالا ایمیل خود را چک کنید، احتمالا می‌بینید که مدیرتان برای روز شنبه قرار یک جلسه را ترتیب داده است.

قطعا هرچه زمان بیشتری را پشت کامپیوتر یا لپ‌تاپ خود بگذرانید، برای صحبت با دیگران و برقراری ارتباط حضوری با آنها زمان کمتری خواهید داشت. ابزارهای ارتباطی امروزی مزایای بسیاری دارند اما نباید از معایب آنها غافل شویم. ایمیل را در نظر بگیرید. ایمیل ابزار قدرتمندی است اما مثل بقیه ابزارهای ارتباطی متنی، شما نمی‌توانید لحن و احساس خود را از طریق آن به فرد مقابل منتقل کنید. این یکی از محدودیت‌های اصلی ابزارهای متنی است. طرف مقابل نه شما را می‌بیند و نه صدایتان را می‌شنود. این در حالی است که مدیریت یعنی تفسیر احساسات و درک بستر. پشت تلفن، دو نفر با هم صحبت می‌کنند، می‌خندند، حرف همدیگر را قطع می‌کنند یا از آواهایی مثل «آهان» برای تایید یا رد صحبت طرف مقابل استفاده می‌کنند. در جلسات حضوری افراد سر خود را تکان می‌دهند یا احساسشان را با استفاده از حالت ابروها یا چشم‌هایشان نشان می‌دهند. یک مدیر موفق تمام این واکنش‌ها و حالت‌ها را در نظر دارد و آنها را تفسیر می‌کند. 

اما اگر پیامی را از طریق ایمیل به کسی ارسال کنید، تا وقتی که به شما پاسخ نداده، از واکنش او خبردار نخواهید شد و حتی پس از دریافت پاسخ نیز نمی‌توانید به طور قطعی بگویید که او چه واکنشی به پیام شما نشان داده است. یکی از مدیران ارشد را می‌شناختم که می‌گفت: «هرکس کار واجبی با من دارد، می‌تواند صبح‌های زود، به من ایمیل بزند. من هر روز از طریق ایمیل در دسترس کارکنان هستم.» اما به نظر من این در دسترس بودن نیست چرا که بیان احساسات بخش مهمی از فرآیند ارتباط نزدیک است که امکان آن در ایمیل وجود ندارد.

و سرانجام این‌که فناوری‌های ارتباطی دیجیتال، به ویژه شبکه‌های اجتماعی باعث شده‌اند تمایل مدیران برای برقراری ارتباطات با افراد هم سطح، بیشتر شود. به لطف این شبکه‌ها حالا دایره ارتباطات مدیران گسترده‌تر از قبل شده و امکان برقراری ارتباط با آنها بیش از پیش است. از سوی دیگر، در سایه این فناوری‌ها، مدیران زمان کمتری را صرف گزارش‌نویسی می‌کنند اما کیفیت این گزارش‌ها نیز به مراتب کمتر شده است.

اما اگر می‌خواهید تاثیرات منفی این فناوری‌ها را در حوزه مدیریت بررسی کنید، بد نیست به جزئیات دقت کنید چرا‌که تغییرات منفی جزئیات، اثرات مخرب‌تری به دنبال دارند. اینترنت، در مدیران این توهم را ایجاد می‌کند که همه چیز را تحت کنترل دارند و این در حالیست که اگر فاکتورهایی مثل سرعت و استرس در مدیریت از کنترل خارج شوند، مدیران دیگر نمی‌توانند کسب و کار خود را کنترل کنند. 

ویژگی‌هایی که از آنها نام بردم سالیان سال جزء مشخصه‌های جدایی‌ناپذیر مدیریت بوده‌اند اما این ویژگی‌ها نباید از حد و حدود خارج شوند. اگر سرعت یا تنش بیش از حد باشد، مدیریت معنای خود را از دست می‌دهد. 

با تمام این تفاسیر به نظر می‌رسد که فناوری‌های دیجیتال به مدیریت کمک چندانی نکرده‌اند. گرچه در سایه این فناوری‌ها، ارتباطات افراد از جمله مدیران، بیشتر و گسترده‌تر شده اما کیفیت این ارتباطات به شدت پایین آمده است. این تنها به حوزه مدیریت مربوط نمی‌شود بلکه سازمان‌ها و حتی جوامع نیز تحت تاثیر این فناوری‌ها قرار دارند و کیفیت زندگی هر کدام از ما حالا وابسته به آنهاست. هر روز فناوری جدیدی اختراع می‌شود بی آن که در مورد عواقب استفاده از آن بیشتر تحقیق کنند. همین حالا نگاهی به اطراف خود بیندازید، به همکارتان که خسته و کلافه است، به مدیرتان که روی اعصاب همه راه می‌رود، به خودتان که دوستانتان را کمتر می‌بینید و برای فرزندانتان وقت کافی ندارید. 

حالا به این سوال پاسخ بدهید: به نظر شما این فناوری‌ها، ابزارها و اپلیکیشن‌ها کیفیت زندگی ما را ارتقا داده‌اند؟ مهم نیست که مدیر هستیم، یا کارمند، دانشجو یا کارگر، اما اگر دقت کنیم خواهیم دید که اینترنت، موبایل‌های هوشمند و اپلیکیشن‌ها ما را جادو کرده‌اند و انگار آنها هستند که ما را کنترل می‌کنند. البته تمام این امکانات و فناوری‌ها دارای مزایای بسیاری نیز هستند به شرطی که مدیر خوبی باشیم و بتوانیم آنها را «مدیریت کنیم».