قرارداد خوب چه شکلی است؟
عصر بانک؛پرستون عزیز، چه چیزی در مورد قراردادهای کاری باید بدانم؟ بهترین راه برای نوشتن قرارداد چیست؟ که بتوانم از خود و شرکتم حفاظت کنم؟
با احترام
کنجکاو در مورد قراردادها
***
کنجکاو عزیز،
من در فرهنگی زندگی می‌کنم که حرف مرد، به منزله اعتبار و تعهد او است. به همین دلیل بود که چندین سال با توافق‌های شفاهی و دست یکدیگر را فشردن، کسب‌وکار خود را اداره می‌کردم. این روند تا زمانی ادامه پیدا کرد که یکی از مشتریانم از پرداخت 25 هزار دلار از اجرت من امتناع کرد و من هم هیچ‌کاری نتوانستم بکنم. این شوک بزرگ باعث شد که ارزش قرارداد را بفهمم.
در هر صورت، سخنانی که من در اینجا مطرح می‌کنم، نباید به‌عنوان مشاوره‌های حقوقی محکم و موثق دانسته شود. شما باید با یک وکیل هم در مورد نوشتن قراردادهای مستحکم صحبت کنید. با این حال، من می‌توانم توصیه‌هایی به شما داشته باشم که در درک بهتر فرآیند قراردادنویسی و ملاقات با یک وکیل شما را یاری دهد.
چه مواردی در قرارداد ذکر شود؟
1. نام و آدرس. این مورد به قدری واضح به نظر می‌رسد که ممکن است از یادآوری آن توسط من شگفت‌زده شوید. با این حال، گاهی این موارد واضح فراموش می‌شوند. قرارداد باید شامل نام و آدرس هر دو طرف تجارت (هم شما و هم مشتری شما) باشد تا اعتبار پیدا کند. مطمئن شوید که این اطلاعات به‌طور دقیق و کامل در قرارداد شما ذکر شده است تا در آینده با مشکل مواجه نشوید.
2. بیعانه. قرارداد شما باید یک مبلغ تضمینی غیر قابل بازگشت به ازای رزرو خدماتی باشد که به مشتری خود ارائه خواهید داد. تا زمانی که این تضمین را دریافت نکنید، نمی‌توانید مطمئن باشید که سفارش کاری را دریافت کرده‌اید. به همین دلیل قبل از دریافت آن نسبت به صرف وقت، انرژی و پول خود برای پروژه‌های کاری محتاط باشید.
3. شرح دقیق خدمات. قرارداد شما باید به تشریح دقیق خدمات شما بپردازد. هر چقدر که این داده‌ها به صورت جزئی‌تری خدمات شما و زمان ارائه آنها را تشریح کنند، بهتر است. با این حال قرار نیست که تنها برای منافع خود قرارداد را تنظیم کنید و توجهی به خواسته‌ها و تضمین‌های مشتری خود نداشته باشید.
4. تعیین اجرت دقیق خدمات. در قرارداد خود باید به روشنی و وضوح در مورد اجرت خدمات خود صحبت کنید (چه این خدمات به‌صورت نقدی پرداخت شوند و چه خدمات و کالاهای دیگری در ازای آنها دریافت شود).
5. جدول زمانی پرداخت‌ها. قرارداد شما باید شامل یک جدول زمانی دقیق برای پرداخت‌های مشتریتان باشد. ترجیح من این است که در زمان توافق شفاهی، مبلغی را بابت ودیعه دریافت کنم، 50 درصد از باقیمانده فاکتور را در زمان توافق بر سر قیمت و عقد قرارداد دریافت کنم و بقیه اجرت خود را هم دو هفته مانده به اتمام پروژه نقد کنم.
6. مسوولیت مشتری برای پرداخت هزینه‌های اضافی. باید در نسخه کتبی قرارداد به وضوح ذکر شود که مسوولیت پرداخت هرگونه هزینه پیش‌بینی نشده‌ای که در قرارداد به آن اشاره نشده است، برعهده مشتری است. (این بند به‌طور خاص به این دلیل در قرارداد ذکر می‌شود که در صورت افزایش خواسته‌ها و نیازهای مشتریان، امکان دریافت هزینه‌های اضافی سفارش‌هایشان وجود داشته باشد. در این شرایط، هزینه‌های اضافی نباید باعث کاهش سود شما شوند.)
7. حق عکس گرفتن و استفاده از آنها برای ترویج کسب‌وکار خود. اگر قصد گسترش کسب‌وکار خود را دارید، باید این حق را داشته باشید که از کارهای خود عکس یا فیلم تهیه کنید و از آنها برای اهداف بازاریابی استفاده کنید. این موارد را می‌توانید در وب‌سایت خود به نمایش بگذارید یا به‌طور مستقیم به مشتریانتان نشان دهید (حتی گاهی برای بهبود روند بازاریابی خود، لازم است که اقدام به استخدام عکاس یا فیلمبردار کنید).
8. امضا. قراردادتان بدون امضای شما و مشتریتان و موافقت با تمامی بندها و موارد آن ارزشی نخواهد داشت و به این صورت است که اثربخش خواهد شد.
مواردی که نباید در قرارداد ذکر شوند
1. تبصره خسارت. به‌خصوص در کسب‌وکار من (به‌عنوان طراح مراسم و مجالس) نیازی نیست که در مورد خسارت‌هایی که مشتری یا میهمانان او در خلال انجام پروژه وارد می‌کنند، مطلبی ذکر شود. برای کسب‌وکارهای کوچک که خسارت‌ها می‌توانند اثرگذار باشند، باید از بیمه استفاده کرد؛ بیمه‌ای مناسب که بتواند هم زیان‌های وارد شده به کارکنان و هم زیان‌های مالی را پوشش دهد. به این شکل، شرکت در عمل به مسوولیت‌های خود توانمندتر خواهد شد.
2. توافق با سایر فروشنده‌ها. اگر شما با فروشنده‌ها و فعالان دیگری در پروژه خود همکاری می‌کنید، مطمئن شوید که هر کدام از آنها قراردادی مجزا با مشتری شما تنظیم می‌کنند. حتی اگر شما او را به مشتری خود معرفی کرده‌اید، لازم است که چنین کاری را انجام دهید. در این صورت، اگر کارها براساس برنامه پیش نرفت، شما به‌طور ناخواسته درگیر اختلاف‌های آنها نمی‌شوید و باید مشکلاتشان را بین خود حل کنند. در صورتی که قراردادهای شما مجزا نباشد و مشتریتان از یکی از همکاران شما ناراضی باشد، این مساله گریبان شما را هم خواهد گرفت. این موضوع به‌خصوص زمانی صحت دارد که آن فرد را شما به مشتریتان معرفی کرده باشید. در این صورت حتی ممکن است اعتبار کاری خود را با خطر مواجه کنید.
کتاب: مدیریت با قلب
نوشته: پرستون بیلی
مترجم: مهدی نیکوئی
/دنیای اقتصاد