چگونه کلاه سرمان نرود؟
عصر بانک؛ پرستون عزیز، من جدول زمانی استانداردی برای پرداخت‌های مشتریانم دارم و تاکنون در این زمینه با مشکل خاصی روبه‌رو نبوده‌ام. اما به‌تازگی یکی از مشتریانم پرداخت هزینه خدمات خود را به لحظه آخر موکول می‌کند. اگر کسی به تعهدات مالی خود عمل نکند، چه باید کرد؟
پاسخ: این شرایط بسیار اعصاب خردکن است. زمانی را به یاد می‌آورم که یک نفر از من درخواست برگزاری مراسم ازدواج دخترش را کرد ولی تا لحظه آخر در پرداخت خود بدقولی کرد. من به قدری نگران دریافت پول خود بودم که نتوانستم تمام تمرکز خود را روی اجرای عالی کار بگذارم. آن شب، به خودم قول دادم که دیگر هیچ‌گاه اجازه چنین رفتارهایی را به مشتریان ندهم.
پیشنهادم این است که موعد آخرین پرداختی مشتری‌تان را دو هفته پیش از اتمام کار بگذارید تا در صورت تحقق نیافتن درآمدها، بتوانید از گزینه‌های دیگر هم استفاده کنید. با این حال، نمی‌توان کاری کرد که چنین شرایطی به هیچ نحو اتفاق نیفتد.
یک ماه قبل از اتمام کار به مشتری خود یادآوری کنید (یا به صورت حضوری یا تلفنی) که دو هفته دیگر موعد پرداخت او است. زمانی که تعهدات مشتریان به آنها یادآوری می‌شود، به احتمال بیشتری پرداخت‌هایشان به موقع خواهد بود.
اگر پرداخت آنها تا زمان تصریح شده در قراردادتان انجام نشد، باید در مورد نحوه واکنش نشان دادن تصمیم بگیرید. آیا باید این رفتار را به عنوان تاخیر در پرداخت بدانید یا فسخ قرارداد آن پروژه و احتمالا یک دادخواست قضایی؟
پیش از آنکه تصمیمی بگیرید، با مشتری خود ارتباط برقرار کنید و در جهت درک شرایط تلاش کنید. همدلی و سخاوت خود را نشان دهید. در این شرایط ممکن است، آنها پاسخی به شما ندهند ولی درک طرف مقابل و مهربانی همیشه بهترین راه برای از بین بردن مقاومت آنها است. یک بار، مشتری من نتوانست هزینه مراسم ازدواج دختر خود را پرداخت کند. مودبانه با آنها در این مورد صحبت کردم و متوجه شدم او به‌دلیل هدیه گران‌قیمتی که برای دخترش خریده بود، نتوانسته بود هزینه خدمات مرا پرداخت کند. آنها متعهد به پرداخت بدهی خود بودند. به همین دلیل یک برنامه پرداختی ماهانه تهیه کردیم و پس از آن، تمام چک‌‌های آنها به موقع وصول شد. صحبت کردن با مهربانی و دلسوزی یا واکنش نشان دادن از روی عصبانیت و استیصال، تفاوت زیادی ایجاد می‌کند. هر چند طلب من به موقع پرداخت نشد، آن را هم از دست ندادم. ضمن آنکه مراسم ازدواج دختر او هم بسیار زیبا از آب درآمد و رضایت مشتریانم را جلب کرده بودم.
اگر صحبت کردن، نتیجه‌ای نداد، مجبور هستید به مشتری‌تان بگویید که عدم پرداخت بدهی‌ها، عواقبی در پی خواهد داشت. لغو کردن پروژه کاری، شاید برای ارائه‌دهندگان خدمات، راحت‌ترین کار باشد؛ به‌خصوص اگر عدم پرداخت به معنای زیان در آن پروژه کاری باشد اما در صورتی که در کسب‌وکار شما، مواد اولیه و تجهیزات زیادی هم دخالت دارند، احتمالا تا آن موقع خریدهای خود را انجام داده‌اید و باید زیان آن را جبران کنید. در این موارد، فسخ پروژه مشکلی را حل نمی‌کند و تنها زیان را محدود می‌کند. طی سال‌هایی که مشغول به فعالیت بازرگانی هستم، بارها در دریافت معوقات خود به مشکل خورده‌ام، اما هیچ‌گاه پروژه‌ها را فسخ نکرده‌ام. این گرایش من به انجام کارها، اوقات سختی را برایم رقم زده است (به عنوان مثال، یک بار تنها دو روز مانده به یک مراسم ازدواج بسیار گران‌قیمت، فقط یک چک بانکی به من داده شد)، ولی به جز یک مورد، همیشه حق‌الزحمه کار خود را دریافت کرده‌ام.
اگر یک بار در مورد پرداخت اجرت شما، سرتان کلاه رفته است، زمان آن است که شیوه عمل خود را تغییر دهید. یکی از مخاطبان وبلاگ من، با نام ریچل، برای من توضیح داد که چگونه پس از سوءاستفاده یکی از مشتریانش، راه فرار آنها را در قراردادشان بسته است:
«چند سال پیش یک مشتری داشتم که تا روز پیش از تحویل پروژه کاری خود (برگزاری مراسم ازدواج) فاکتور 1700 دلاری خود را تسویه نکرد. او به ما یک شماره کارت اعتباری داده بود و ما خیالمان راحت بود که پول خود را می‌توانیم از طریق آن دریافت کنیم. با این حال، پس از چند هفته، شرکت صادرکننده آن کارت با ما تماس گرفت و به ما گفت که ما در حال کلاهبرداری و سوءاستفاده از شماره کارت اعتباری فرد دیگری هستیم! با این حال، ما مراسم را برگزار کردیم و روز بعد از آن، مشتری‌مان با شرکت صادرکننده کارت اعتباری تماس گرفت و گفت که او اجازه برداشت از آن کارت را به ما نداده است! (لازم به ذکر نیست که ما بسیار ترسیده بودیم و نمی‌خواستیم اتهام سرقت شماره کارت اعتباری مشتریانمان را به ما بزنند!) از آن به بعد، او به تماس‌ها یا نامه‌های ما پاسخ نمی‌داد. تلاش کردیم که او را به دادگاه بکشانیم اما متوجه شدیم آدرسی هم که به ما داده است، قلابی است و نمی‌توانیم اظهاریه دادگاه را به دست او برسانیم. در انتها متقاعد شدیم که دیگر پول خود را نخواهیم دید. ممکن است 1700 دلار رقم قابل توجهی به نظر نرسد، اما برای یک کسب‌وکار کوچک، کابوس است.»
«اکنون مشتریان خود را ملزم به پرداخت فاکتور خود تا 30روز مانده به برگزاری مراسم و مجالسشان می‌کنیم. حتی اگر یکی از مشتریانمان در مورد تعداد میهمانان یا هزینه‌های اضافی خود اطمینان نداشته باشد، بالاترین قیمت محتمل را برای او در نظر می‌گیریم تا چک‌ها و پرداخت‌ها بدون شبهه باشند. برای آن دسته از کارت‌های اعتباری هم که به صورت حضوری پرداخت نمی‌شوند، از مشتریان می‌خواهیم که مشخصات خود را در فرم مجوز برداشت پر کنند و آن را برای ما بفرستند. در این صورت، ما امضای او را برای هر هزینه‌ای خواهیم داشت. تجربه بازرگانی ما نشان می‌دهد که داشتن «امضای واقعی» بهترین راهکار است، اما یک فرم مجوز برداشت هم می‌تواند رضایت مشتری را نشان دهد و در دادگاه به نفع ما شهادت دهد.»
متاسفانه، افراد کلاهبردار زیادی در اجتماع وجود دارند. به مشتریان خود اعتماد کنید و به آنها احترام بگذارید، اما بقای کسب‌وکار خود را به احتمال پرداخت و شانس واگذار نکنید.