دیجیتالی کردن فرایند درخواست پول نقد، باعث بهبود جریان نقدینگی میشود
مرضیه یزدانی‌پور، تحلیل‌گر ارشد سامانه‌های اطلاعاتی داتین
روزهای فروش معوق (DSO- days sales outstanding) میانگین تعداد روزهایی است که یک تامین‌کننده برای دریافت مبلغ فروشش نیاز دارد. DSO بالا نشان می‌دهد که مشتریان یک تامین‌کننده پرداخت‌هایشان را با تاخیر انجام می‌دهند و این می‌تواند باعث ایجاد مشکل در جریان نقدی تامین‌کننده شود. DSO پایین نشان می‌دهد که تامین‌کننده پرداخت‌های خود را به‌سرعت دریافت می‌کند و می‌تواند این پول را مجددا به کسب‌وکار برگرداند. به طور کلی، DSO زیر 45 روز کم، در نظر گرفته میشود.
دیجیتالی کردن فرایند درخواست پول نقد
short payment که در این متن، پرداخت چندمرحله‌ای نامیده شده به پرداخت بخشی از مبلغ کامل یک فاکتور اشاره دارد. در واقع به معنی عدم پرداخت کامل و یک‌جای پول یک خرید است. کاهش DSO و حذف پرداخت‌های چندمرحله‌ای کمک می‌کند که درآمد تامین‌کننده با سرعت بیشتری به پول نقد در خزانه شرکت تبدیل شود و این به نوبه خود، قدرت تیم‌های مالی را برای انجام کارهای استراتژیک‌تر و تاثیرگذارتر بالا می‌برد.
پلتفرم‌هایی مثل آنچه از سمت Versapay ارائه می‌شوند، این امکان را به تامین‌کنندگان می‌دهند که با صورت‌حساب دیجیتال شروع کنند و با حذف چک‌های کاغذی، پاکت‌ها و تمبرها، «پیگیری دیجیتالی» را در پرداخت‌ها، حفظ کنند. با دیجیتالی‌شدن این فرایند، تأمین‌کنندگان می‌توانند ببینند که آیا مشتریان ایمیل‌ها را باز کرده‌اند و با صورت‌حساب‌ها تعامل داشته‌اند یا خیر. همچنین این امکان برای کاربران فراهم شده تا داده‌های حواله‌ای بدون ساختار و نامرتب (که اغلب جدا از پرداخت‌ها ارسال می‌شوند) را به طور قابل اعتماد تجزیه‌وتحلیل، مرتب و وارد کنند.
تیم استال می‌گوید: «بهترین روش زمانی است که فرایند حساب‌های دریافتنی (AR) برای یک تامین‌کننده و حساب‌های پرداختنی (AP) برای مشتری آنها در یک فرایند ترکیب شوند، به صورتی که هر شرکت بتواند ببیند در هر دو طرف معامله چه اتفاقی می‌افتد و همچنین هر دو طرف یک معامله بتوانند به صورت مشترک در آن مشارکت کنند.»
آماده‌سازی
به طور کلی، اتکا به چک و صورت‌حساب کاغذی به عنوان وسیله‌ای برای انجام پرداخت‌ها بین خریداران و تامین‌کنندگان رو به کاهش است. به گفته استال، اگرچه ممکن است خود تراکنش‌ها ساده باشند، اما تطبیق همه آنچه لازم است در یک معامله ثبت و بررسی شود در شرکت می‌تواند یک چالش باشد. مدیریت حساب‌های دریافتنی (AR) یک پروسه تشکیل‌شده از کارهایی است، که در آن هر مرحله به مرحله قبل خود وابستگی دارد تا یک فرایند از دریافت پرداخت‌ها و تطبیق آنها، در شرکت، با حساب‌ها و صورت‌حساب‌های صحیح مشتری ایجاد شود.
برای عملکرد بهینه، شرکت‌ها باید ابزارهای مورد استفاده برای پیشبرد فرایندهای بنیادین خود را تغییر دهند؛ به عبارت دیگر، فرایندهای بنیادین شرکت‌ها و ابزارهای آنها باید بازتولید شوند.
بازتولید ابزارهای فرایندهای قدیمی
استال می‌گوید: «همیشه در این واقعیت که پرداخت‌ها در جایی واریز می‌شوند، و جزئیات آن سپرده‌ها (واریزی‌ها) به شکل دیگری آورده می‌شوند، تنش وجود داشته است.»
روش قدیمی این است که تامین‌کنندگان یک فاکتور کاغذی ارسال می‌کنند و خریداران، چک می‌فرستند. این امید وجود دارد که اسناد حواله‌های ارسالی، فهرستی از آنچه باید پرداخت شود و دلیل هر پرداختی باشد. اگر چیزی مطابقت نداشته باشد، تماس‌های تلفنی شروع میشود. در حقیقت شما از مشتری پیگیری و سعی می‌کنید اطلاعاتی را به دست آورید. برای این کار می‌توانید به سامانه ERP خود بروید و این فاکتورهای باز را بررسی کنید. نتیجه این بررسی‌ها ممکن است مشخص‌شدن پرداخت‌های چندمرحله‌ای بعضی مشتریان باشد. در این مرحله، تیم مالی باید تحقیقاتی را برای یافتن اینکه چه چیزی و چرا گم شده، آغاز کند. شرایط قدرت در معاملات بین خریداران و تامین‌کنندگان می‌تواند تغییر کند و بر اساس پرداخت‌ها تعیین شود. گاهی، شرایط پرداخت از سمت مشتریان بزرگ، به تامین‌کنندگان دیکته میشود.
همه این‌ها به دلیل هزاران جریان پرداختی که به صورت روزانه وارد شرکت‌ها شده یا از آنها خارج میشود، پیچیده شده است. پرداخت‌های دستی فراوان است، اما پرداخت‌های دیجیتال نیز به همان اندازه زیاد هستند. پرداخت از طریق کارت اعتباری، پرداخت‌های ACH و lockboxها بخشی از روش‌های پرداخت دیجیتال مورد استفاده هستند. پرداخت ACH نوعی پرداخت الکترونیکی بانک به بانک در ایالات متحده است. این نوع پرداخت، به جای استفاده از شبکه‌های کارت مانند ویزار یا مسترکارت، از شبکه ACH استفاده می‌کند.
Lockbox خدماتی است که توسط بانک‌ها به شرکت‌ها برای دریافت وجه از مشتریانشان ارائه میشود. در این سرویس، پرداخت‌هایی که مشتریان انجام می‌دهند به جای پرداخت به شرکت، به صندوق پست ویژه‌ای هدایت می‌شوند. بانک به صندوق مراجعه می‌کند، پرداخت‌ها را بازیابی و پردازش و وجوه را به صورت مستقیم به حساب بانکی شرکت واریز می‌کند.
به گفته استال، ERP، یک سیستم ثبتی و شامل رکوردهای اطلاعاتی است اما یک سیستم جهت انجام عملیات نیست و تطبیق و اصلاحات در آن باید به صورت دستی انجام شود. هر چه شکل‌های بیشتری از انواع پرداخت، وجود داشته باشد، مدیریت فرایندهای جریانات نقدی برای بخش‌هایحساب‌های دریافتنی پیچیده‌تر و دشوارتر میشود و این پیچیدگی‌ها روی زنجیره تامین نیز اثرات منفی خواهد داشت.
استال معتقد است که گاهی اوقات اگر یک مشتری متخلف است، باید پرداخت‌ها یا محموله‌های او را متوقف کنید. حقیقت این است که توان یک مشتری برای خرید از شما در آینده، بر رتبه اعتباری آن مشتری تأثیر می‌گذارد. اینکه در پایان ماه، زمانی که می‌خواهید دفاتر مالی پایان ماه را ببندید، چگونه پرداخت می‌کنند؟ شما باید بتوانید بین آنچه در بانک شما و آنچه در ERP شما وجود دارد، مطابقت ایجاد کنید. روش‌های پرداخت ترجیحی می‌توانند در پلتفرم، ذخیره شوند و فاکتورها قابلیت گروه‌بندی دارند.
رفع مشکلات پرداخت‌های چندمرحله‌ای
پرداخت‌های چندمرحله‌ای که در بالا به آنها اشاره شد نیز می‌توانند وارد فرایندهای دیجیتالی شوند. از آنجایی که پلتفرمVersapay یک پلتفرم مشارکتی (یک فضای کاری مجازی است که در آن منابع و ابزارها با هدف تسهیل ارتباطات و تعاملات شخصی در کار پروژه‌های شرکتی متمرکز می‌شوند.) است، در فرایندی که استال آن را «پروسه نقدی روی پلتفرم» می‌نامد، خریداران و تأمین‌کنندگان می‌توانند از افراد مورد نظرشان دعوت کنند تا در رفع و حل‌وفصل موارد مربوط به مانده‌های اعمال‌نشده، شرکت کنند. هوش مصنوعی (AI) تضمین می‌کند که با گذشت زمان و خودکارشدن فرایندهای پول نقد، مطابقت‌ها (عدم مغایرت) بهتر و بیشتر میشود و کارهای دستی و نفر/ ساعت سرمایه انسانی اختصاص‌داده‌شده به آن وظایف کاهش می‌یابد.
استال می گوید: «در یک فرایند دیجیتالی، کاغذ جایگاهی ندارد و بسته به فناوری‌هایی که شما بین خود و مشتریانتان قرار می‌دهید، می‌توانید اطلاعات زیادی داشته باشید که امکان داشتن آنها را در یک فرایند آنالوگ ندارید.»