از برنامه‌ریزی استراتژیک تا اندازه‌گیری عملکرد پروژه سازمانی
پوریا پیریه در این یادداشت نوشت: برنامه‌ریزی استراتژیک فعالیت و فرآیندی است که در آن سازمان‌ها و جهت‌گیری و نقشه راه بلندمدت خود را تعیین می‌کنند. این فرآیند شامل تعیین اهداف کلان، تحلیل محیط داخلی و خارجی، شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها، و تدوین استراتژی‌هایی برای دستیابی به اهداف بلند مدت تعیین‌شده است. برنامه‌ریزی استراتژیک به شرکتها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا در محیط‌های رقابتی، مسیر خود را به طور شفاف تر و مؤثرتری مدیریت کنند.
مراحل اصلی فرآیند برنامه‌ریزی چیست؟
تعیین اهداف: شناسایی و تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت.
تحلیل محیطی: بررسی عوامل داخلی و خارجی که بر سازمان تأثیر می‌گذارند.
تدوین استراتژی‌ها: ایجاد راه‌کارها و استراتژی‌ها برای دستیابی به اهداف.
اجرا و پیاده‌سازی: اجرای استراتژی‌ها و برنامه‌های تدوین‌شده.
نظارت و ارزیابی: بررسی پیشرفت و انجام اصلاحات لازم.
چگونه عملکرد یک پروژه سازمانی را اندازه‌گیری می‌کنیم؟
برای اندازه‌گیری عملکرد یک پروژه سازمانی، می‌توان از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) استفاده کرد. این شاخص‌ها می‌توانند شامل مواردی مانند زمان تکمیل پروژه، هزینه‌های انجام‌شده، کیفیت خروجی‌ها، و رضایت ذینفعان باشند. همچنین، استفاده از ابزارهایی مانند داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های پیشرفت می‌تواند به نظارت و ارزیابی عملکرد کمک کند. اگر اندازه گیری با هدف ارزیابی پیشرف پروژه باشد می توان گانت چارت و wbs پروژه استفاده کرد و با توجه به spi پروژه نتیجه گرفت که پروژه از برنامه ریزی انجام شده جلوتر است یا تاخیر دارد.
در مواجهه با یک تیم که عملکرد مطلوبی ندارد، چه اقداماتی انجام می‌دهیم؟
در مواجهه با تیمی که عملکرد مطلوبی ندارد، اقدامات زیر می‌توانند مفید باشند:
شناسایی مشکل: بررسی علل عملکرد ضعیف تیم.
ارائه بازخورد: گفتگو با اعضای تیم و ارائه بازخورد سازنده.
آموزش و توسعه: ارائه آموزش‌های لازم برای بهبود مهارت‌ها.
تنظیم اهداف: تعیین اهداف واضح و قابل دستیابی.
پشتیبانی و منابع: اطمینان از دسترسی تیم به منابع لازم.
چگونه با نظارت بر عملکرد، به بهینه‌سازی منابع و هزینه‌ها در شرکت می‌پردازیم؟
برای بهینه‌سازی منابع و هزینه‌ها از طریق نظارت بر عملکرد، می‌توان اقدامات زیر را انجام داد:
تحلیل هزینه‌ها: شناسایی بخش‌هایی که هزینه‌های غیرضروری دارند.
استفاده از فناوری و تکنولوژی: به‌کارگیری ابزارهای فناوری برای بهبود کارایی.
بررسی فرآیندها: بهبود فرآیندهای داخلی برای کاهش اتلاف منابع.
نظارت مستمر: استفاده از شاخص‌های عملکردی برای نظارت بر مصرف منابع.
تصمیم‌گیری مبتنی بر داده: استفاده از داده‌ها و تحلیل‌ها برای تصمیم‌گیری‌های بهینه.
چطور ارزیابی کنیم که اهداف برنامه‌ریزی ما به درستی پیگیری شده‌اند؟
برای ارزیابی پیگیری اهداف برنامه‌ریزی، می بایست از هر کدام از آیتم‌ها به تنهایی و گروهی استفاده کرد:
مقایسه با شاخص‌ها بررسی پیشرفت در مقایسه با شاخص‌های تعیین‌شده
گزارش‌های دوره‌ای تهیه گزارش‌های منظم از پیشرفت پروژه‌ها
بازخورد ذینفعان: جمع‌آوری بازخورد از ذینفعان در مورد تحقق اهداف
بررسی انحرافات: شناسایی و تحلیل انحرافات از برنامه‌ریزی اولیه
بررسی نتایج: ارزیابی نتایج نهایی در مقایسه با اهداف تعیین‌شده
چگونه اثر بخشی یک استراتژی را پس از پیاده‌سازی بسنجیم؟
برای سنجش اثر بخشی یک استراتژی پس از پیاده‌سازی، می‌توان از روش‌های زیر استفاده کرد:
تحلیل نتایج: بررسی نتایج حاصل از اجرای استراتژی در مقایسه با اهداف.
نظارت بر شاخص‌ها: استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای ارزیابی موفقیت.
بازخورد ذینفعان: جمع‌آوری نظرات و بازخورد از ذینفعان.
بررسی بازگشت سرمایه (ROI): تحلیل بازگشت سرمایه و سودآوری استراتژی.
چگونه پیشرفت برنامه‌ها را در طول زمان پیگیری کنیم؟
استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه: به‌کارگیری نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Trello و Microsoft Project.
گزارش‌های دوره‌ای: تهیه گزارش‌های ماهانه یا فصلی از پیشرفت برنامه‌ها.
بررسی نقاط عطف: نظارت بر تحقق نقاط عطف و اهداف کوتاه‌مدت.
جلسات بررسی: برگزاری جلسات منظم برای بررسی پیشرفت و چالش‌ها.
داشبوردهای مدیریتی: استفاده از داشبوردهای مدیریتی برای نمایش گرافیکی پیشرفت.
در مواجهه با منابع محدود، چگونه تصمیم بگیریم که منابع به کجا اختصاص یابد؟
در شرایطی که منابع محدود هستند، تصمیم‌گیری برای تخصیص منابع می‌تواند بر اساس مدل مسیر بحرانی باشد و اگر بخواهیم به صورت مدیریتی تصمییم گیری کنیم می توانیم بر اساس معیارهای زیر انجام نماییم:
اولویت‌بندی پروژه‌ها: شناسایی پروژه‌هایی که بیشترین ارزش را برای سازمان ایجاد می‌کنند.
تحلیل هزینه-فایده: ارزیابی هزینه‌ها و منافع هر پروژه.
همسویی با اهداف استراتژیک: تخصیص منابع به پروژه‌هایی که بیشترین همسویی را با اهداف کلان سازمان دارند.
ریسک و بازده: بررسی ریسک‌ها و بازده‌های بالقوه هر پروژه.
مشورت با ذینفعان: جمع‌آوری نظرات و پیشنهادات از ذینفعان کلیدی.