سازمان‌های واقعا مجازی کدامند؟
عصر بانک؛سوالی که در این میان به ذهن خیلی‌ها خطور می‌کند این است که سازمان‌های مجازی دقیقا چه نوع سازمان‌هایی هستند و چه تفاوت‌هایی با سازمان‌های معمولی خواهند داشت. با وجود پرسش‌ها و ابهامات بسیاری که در مورد سازمان‌های مجازی در ذهن اغلب افراد وجود دارد، می‌توان با اطمینان اعلام کرد که فلسفه وجودی سازمان‌های مجازی از همان جا ریشه می‌گیرد که مفهوم «واقعیت مجازی» از آنجا سرچشمه می‌گیرد. واقعیت مجازی همان تجربه‌ای است که انسان از طریق آفریدن صوت و تصویر برای به نمایش درآوردن حقیقت آن را به وجود آورده است. درواقع سازمان‌های مجازی دارای ورودی‌ها و خروجی‌هایی شبیه به شرکت‌های سنتی هستند، با این تفاوت مهم که روشی که برای ارزش‌آفرینی و ایجاد ارزش افزوده مورد استفاده قرار می‌دهند کاملا متفاوت و متمایز است.
سازمان‌های مجازی مجموعه‌ای گسترده از ساختارهایی به شدت متغیر و سیال هستند که برای تحقق پیدا کردن به هیچ کارمند و کارگری نیاز ندارند. یکی از نمونه‌های مشهور سازمان‌های مجازی شرکتی به نام «ویرژین گروپ» است که در حال حاضر بیش از 5 درصد بازار نوشیدنی‌های کولا در انگلستان را در اختیار دارد، درحالی‌که تعداد کل کارکنان آن از انگشتان یک دست – یعنی پنج نفر – فراتر نرفته است. در واقع این شرکت واقعا مجازی تمام تمرکزش را روی کلیدی‌ترین و حساس‌ترین حوزه فعالیت در بخش نوشیدنی‌ها، یعنی «بازاریابی» قرار داده است و سایر بخش‌های تولیدی و خدماتی خود شامل خط تولید و توزیع را برون‌سپاری کرده است.
سازمان‌های مجازی دارایی‌های فیزیکی اندکی دارند و ایجاد ارزش افزوده در آنها از طریق تمرکز بر دارایی‌های متحرک و غیرحقیقی یعنی «دانش» و نه دارایی‌های ثابت مانند کارخانه‌ها و ماشین‌آلات است. یکی از نمونه‌های بزرگ سازمان‌های مجازی را می‌توان در هالیوود پیدا کرد. بعد از رها شدن هالیوود از سیستم تولید فیلم‌ها در استودیو که نمونه بارز سازمان‌های سنتی به شمار می‌آیند و در آنها از ستارگان سینما گرفته تا نگهبان دم در استودیو به صورت کارکنان تمام وقت استودیو‌های فیلمسازی کار می‌کردند، هالیوود توانست در قامت یک سازمان واقعا مجازی در سراسر جهان نفوذ کند و سایر رقبا در کشورهای صاحب سبک و نامدار در صنعت سینما را پشت سر بگذارد. در این سازمان عظیم اما نامرئی، طیف گسترده‌ای از بازیگران، کارگردانان و متخصصان مشغول فعالیت هستند که بدون اینکه همدیگر را ببینند یا حتی از حضور هم باخبر باشند در حال تحقق بخشیدن به هدف واحدی هستند که همگی دنبال می‌کنند: هدفی به نام ساختن یک فیلم. جالب آنکه این گروه از افراد بعد از به پایان رسیدن هر فیلم، از هم جدا شده و تیم‌های دیگری با اعضایی متفاوت را برای ساختن فیلمی دیگر تشکیل می‌دهند. به عبارت روشن‌تر هالیوود یک سازمان مجازی بزرگ است که دارای دارایی‌های فیزیکی و ثابت اندک، اما دارایی‌های متحرک بی‌کران است و تاثیر شگرفی بر مشتریان خود یعنی مخاطبان فیلم‌هایش می‌گذارد که به هیچ عنوان با تاثیرگذاری هالیوود پیش از مجازی شدن قابل مقایسه نیست. به عقیده بسیاری از صاحب‌نظران عرصه مدیریت و سازمان، راز اصلی موفقیت و چشمگیر بودن بهره‌وری درهالیوود به همین مجازی بودن و چابکی آن مربوط می‌شود.
ایده سازمان‌های مجازی تا حدودی از ایده ادارات و محیط‌های کاری مجازی سرچشمه می‌گیرد که در آنها اگرچه فضایی برای کار کردن کل افراد وجود دارد، اما این به آن معنا نیست که برای هر کدام از کارکنان میز کار و مکان فیزیکی مشخصی وجود دارد که فقط به آن فرد تعلق دارد، بلکه هر کدام از افراد بر اساس نیازی که دارند و کاری که باید انجام دهند، حق دارند از هر مکانی برای اجرای پروژهایی که به آنها محول شده است استفاده کنند.
یکی از بهترین توصیفات در مورد محیط‌های کاری مجازی و سازمان‌های مجازی را «لستر تارو» اقتصاددان آمریکایی در کتاب معروفش تحت عنوان «بازتعریف آینده» ارائه داده است که تصویری روشن و زیبا از یک محیط کار مجازی در اختیار ما قرار می‌دهد. او در بخشی از کتابش می‌نویسد: «وقتی شما وارد محل کارتان در یک سازمان واقعا مجازی می‌شوید، یک صفحه الکترونیکی ضمن خوشامدگویی به شما اعلام می‌کند که اتاق شماره 1021 خالی است و می‌توانید از آن استفاده کنید. بنابراین به اتاق شماره 1021 که موقتا اتاق کار شماست وارد می‌شوید و کد کامپیوتری مخصوصی را که در اختیار دارید وارد کامپیوتر پیشرفته‌ای که در آنجا قرار دارد می‌کنید. به محض وارد کردن این کد، تصویر دلخواه شما به‌عنوان پس‌زمینه مانیتور (که می‌تواند عکس یادگاری شما به همراه اعضای خانواده‌تان باشد) روی مانیتور نمایان می‌شود و علاوه‌بر آن برنامه‌های مورد نیاز و برنامه‌هایی که شما به‌طور معمول از آنها استفاده می‌کنید، روی صفحه ظاهر می‌شود. در کنار همه اینها کلیه اطلاعات و فایل‌هایی که ممکن است در حین کار کردن به آنها نیاز پیدا کنید با کمک پایگاه اطلاعاتی پیشرفته سازمانتان در دسترس‌تان قرار می‌گیرد و شما را از هر DVD یا فلش مموری بی‌نیاز می‌سازد.
جالب‌تر آنکه تصاویری که دوست دارید در محیط کارتان چشمتان به آنها بیفتد به‌صورت مجازی روی دیوار اتاق به نمایش درمیآید و شما خود را در محیط کاری دلپذیری که کاملا باب میل شماست احساس می‌کنید. تا زمانی که در حال کار کردن در این مکان هستید شرایط به همین صورت باقی خواهد ماند، اما پس از اینکه کارتان به پایان رسید و این محل را ترک می‌کنید همه چیز به حالت قبلی درمیآید و این اتاق برای نفر بعدی که قرار است از آنجا استفاده کند مهیا می‌شود.»با این همه باید دانست که انسان ذاتا دوست دارد در محل کارش یک مقر و اتاق کار مشخص و دائمی داشته باشد و در نتیجه در برابر کار کردن در فضاهای متفاوت و متغیر مقاومت می‌کند. به هر حال حرکت به سمت سازمان‌های مجازی و محل کار مجازی امری اجتناب‌ناپذیر بوده و دیر یا زود اتفاق خواهد افتاد. یکی از اولین شرکت‌هایی که توانسته به یک سازمان واقعا دیجیتال تبدیل شود اعلام کرده از این طریق توانسته 25 درصد در فضای کاری، 25 درصد در هزینه تلفن و 25 درصد در استفاده از کامپیوترها صرفه‌جویی کند. شرکت AT&T، غول مخابراتی جهان، نیز اعلام کرده که در فاصله سال‌های 1991 تا 1998 توانسته از طریق مجازی‌سازی تعدادی از بخش‌های اداری خود بیش از پانصد میلیون دلار صرفه‌جویی کند.
به‌طور کلی، فرآیند تعریف و پیاده سازی سازمان‌های مجازی یک فرآیند تدریجی و گام‌به‌گام است که اگر به درستی اجرا شود می‌تواند به یک مزیت رقابتی ارزش آفرین و تعیین کننده تبدیل شود. به همین دلیل است که در آینده، رقابت اصلی بر سر میزان مجازی بودن شرکت‌ها و سازمان‌ها شکل خواهد گرفت. باید دانست که سازمان‌های مجازی تنها به بخش خدمات و فناوری‌های نوین محدود نشده و در تمام بخش‌های صنعتی و تولیدی نیز قابل پیاده شدن خواهد بود. به زبان روشن تر، یک شرکت تولیدی مجازی در آن واحد هم می‌تواند محصولات مختلفی را تولید کند و هم یک‌سری خدمات را به مشتریانش ارائه دهد. شرکت انگلیسی ویرژین نمونه‌ای از چنین شرکت‌هایی است که هم در بخش راه آهن و حمل‌ونقل ریلی فعالیت می‌کند و هم یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات مالی و بازنشستگی است که این ترکیب تنها به‌دلیل مجازی بودن بسیاری از بخش‌های آن تحقق یافته است.
سازمان‌های واقعا مجازی به شدت پویا و انعطاف‌پذیر بوده و به سرعت می‌توانند از قالب شرکتی که در یک صنعت خاص مشغول فعالیت است تغییر ماهیت داده و در بخش یا صنعتی دیگر شروع به فعالیت کنند یا با شرکت‌هایی از صنایع و بخش‌های گوناگون دست به شراکت و اتحاد بزنند. سازمان‌ها و شرکت‌های مجازی به خاطر ماهیت دگرگون و انعطاف‌پذیری که دارند به راحتی می‌توانند با یکدیگر همکاری کنند و نقاط ضعف همدیگر را پوشش دهند و کارکنان و فضای کاری‌شان را به همدیگر قرض دهند. در سازمان‌های مجازی دیگر از نیروهایی که سال‌های متمادی در یک پست مشغول به‌کار هستند و کارهایی تکراری و یکنواخت را انجام می‌دهند، خبری نخواهد بود. این سازمان‌ها به جای نیروی کار سنتی که از بهره‌وری و انگیزه پایینی برای کار کردن برخوردار است، از نیروی کار متحرک، تازه نفس و به روزی بهره می‌برند که می‌توانند در یک دوره زمانی واحد در چند شرکت مختلف مشغول به‌کار باشند و خدمات مورد نیاز آنها که الزاما مشابه و همسان نیستند را ارائه دهند. از سویی دیگر سازمان‌ها و شرکت‌های تمام مجازی به هیچ عنوان در یک محیط جغرافیایی واحد محدود نمی‌مانند و کاملا فرامرزی عمل می‌کنند و در نتیجه نمی‌توان آنها را در چارچوب یک شهر یا کشور تعریف کرد. در واقع شرکت‌های مجازی مصداق کامل ایده دهکده جهانی به حساب می‌آیند که در آن هیچ محدودیت و مرز جغرافیایی برای فعالیت شرکت‌ها و سازمان‌ها وجود ندارد و این یعنی شکسته شدن تمام الگوهای سنتی و قدیمی کسب‌وکار و تولید.
مدیریت در سازمان‌های مجازی
آنچه مسلم است اینکه با روش‌ها و تفکرات سنتی نمی‌توان سازمان‌های مجازی را اداره کرد و برای این کار باید هم از روش‌ها و مکانیزم‌های جدید و مبتکرانه استفاده کرد و هم از جدیدترین تکنولوژی‌ها و نرم‌افزارهای مدیریتی و نظارتی بهره برد. مدیر یک سازمان واقعا مجازی باید پشت میز‌نشینی و استقرار دائمی در دفتر کارش را فراموش کند و به گونه‌ای عمل کند که در همه جا و همه وقت به کلیه فعالیت‌ها و تحولاتی که در سازمان تحت مدیریتش اتفاق می‌افتد احاطه کامل داشته باشد. در این میان استفاده از نرم‌افزارهای هوشمند و برنامه‌های مانیتورینگ و تجزیه و تحلیل داده‌هایی که از بخش‌های مختلف سازمان برای مدیریت ارسال می‌شود امری ضروری و تعیین کننده به حساب می‌آید. مدیران چنین سازمان‌هایی باید به صورت کاملا هدفمند و هوشمندانه دست به تفویض اختیار و مسوولیت‌ها زده و هر بخش از فعالیت‌های نظارتی را به کارشناسان حرفه‌ای و خبره آن حوزه خاص واگذار کنند. آنها همچنین نباید از واگذار کردن تصمیم‌گیری به کارکنان خود و تقویت بنیان‌های خودمدیریتی در سراسر سازمان بهراسند، چرا که کارکنان سازمان‌های مجازی به شدت میل به مستقل بودن و آزاد بودن در تصمیم‌گیری در مورد نحوه عمل و اجرای وظایف محوله به خود دارند و از هر گونه تحت کنترل قرار گرفتن یا کسب تکلیف کردن از مقامات مافوق خود گریزانند. از سویی دیگر مدیران سازمان‌های مجازی باید به یاد داشته باشند که کنترل یا برخورد پلیسی با کارکنانی که محل کار دائمی و مشخصی ندارند و هرکدام در یک گوشه از دنیا کارشان را انجام می‌دهند در عمل، بسیار دشوار و به عبارت روشن‌تر غیرممکن خواهد بود. کوتاه سخن آنکه سازمان‌های واقعا و کاملا مجازی، سازمان‌هایی «خودمدیر» و «خودناظر» هستند که کارکرد اصلی مدیریت در آنها، پس از دور هم جمع کردن بهترین افراد و نیروها، نه مدیریت بلکه رهبری کردن است.
/دنیای اقتصاد