توصیه‌هایی کاربردی برای افزایش بهره‌وری
عصر بانک؛ بسیاری از بزرگان و صاحب‌نظران دنیای مدیریت، توصیه‌ها و رهنمون‌هایی در ارتباط با راه‌های افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها ارائه داده‌اند که می‌توان با جرات ادعا کرد جزو محکم‌ترین و کاربردی‌ترین روش‌های افزایش بهره‌وری در کار محسوب می‌شوند. در بخش اول این مطلب که هفته پیش به آن پرداختیم، به چهار مورد از شاخص‌ترین آنها اشاره شد که عبارت بودند از: 1) اختیار وقت‌تان را خودتان داشته باشید 2) همیشه به یاد داشته باشید که پرمشغله بودن باعث کاهش تمرکز می‌شود 3) کارمند ایده‌آل یک افسانه است و 4) برای تمام کردن کارهای بزرگ و مهم عجله نکنید. در ادامه به پنج توصیه کاربردی دیگر در این زمینه اشاره خواهد شد.
5) گاهی اوقات از فعالیت‌های روزمره کاری فاصله بگیرید
اگر شما هم جزو آن دسته از مدیرانی هستید که فکر می‌کنند نشانه بالا بودن بهره‌وری یک فرد در محیط کار، حضور دائمی او پشت میز کار و درگیر شدن در کارهای روزمره است، بدانید که اشتباه می‌کنید. تحقیقات نشان داده که فاصله گرفتن از کارهای تکراری و روزمره و تفکر و تعمق کارکنان در مورد مسائل عمیق‌تر کاری و تلاش آنها برای حل مساله، تاثیر به مراتب بیشتری بر افزایش کارآیی و بازدهی آنها خواهد داشت. همچنین تجربه ثابت کرده که درخشان‌ترین ایده‌ها و خلاقانه‌ترین افکار درست در زمانی به ذهن کارکنان خطور می‌کنند که آنها یا در حال استراحت هستند یا زیر دوش حمام یا در حال ورزش کردن.
6) به صورت هدفمند و با رویکردی استراتژیک به دیگران کمک کنید
دکتر گرانت در کتاب معروفش با عنوان «بده و بگیر» در مورد نحوه کمک کردن کارکنان به هم در محیط کار می‌نویسد: «اگر شما به هر درخواست کمکی از طرف همکارانتان به‌طور کورکورانه و بی‌هدف پاسخ مثبت دهید، شکست خواهید خورد و در کارتان پیشرفتی نخواهید داشت، اما اگر این کار را به صورت هدفمند و استراتژیک انجام دهید و پس از سبک و سنگین کردن شرایط به دیگران کمک کنید، آن گاه نتایج مثبت آن بر افزایش بهره‌وری خود را خواهید دید.» در واقع کارکنان موفق کسانی هستند که به هر درخواست کمکی به سرعت جواب مثبت نمی‌دهند، بلکه کمک‌های تخصصی و موثری که نتایج مثبت آن در نهایت متوجه خودشان شود را به دیگران ارائه می‌دهند.
7) برنامه‌ای برای نه گفتن به دیگران تدوین کنید
یکی از معضلات و چالش‌های متداول در محیط‌های کاری تعاملی و مشارکتی عبارت است از به‌وجود آمدن تداخل در کارهای افراد و به هم خوردن تمرکز کاری آنها. گاهی اوقات درخواست‌هایی در محیط کار از جانب همکاران مطرح می‌شود که جواب مثبت دادن به آنها و درگیر شدن با آنها باعث می‌شود خودمان از انجام کارهایمان باز بمانیم و این مساله باعث افت شدید بهره‌وری ما خواهد شد. رد کردن عجولانه و بی‌ادبانه درخواست‌های مطرح شده از سوی همکاران نیز کار درستی نیست، چرا که به جو صمیمی و دوستانه موجود در محیط کار لطمه می‌زند و روابط کاری همکاران را تخریب می‌کند. بنابراین باید برای نه گفتن مودبانه برنامه‌ریزی کرد. گرگ مک‌کوین، از مشاوران و صاحب‌نظران مشهور در عرصه روابط کاری در این‌باره می‌نویسد: «شما باید خود را از قبل آماده دادن پاسخ منفی به درخواست‌های اتفاقی مدیران و همکارانتان کنید. برای این کار کافی است فهرستی از فعالیت‌هایی را که در حال انجامشان هستید یا می‌خواهید انجام دهید و جزو اولویت‌های کاری‌تان محسوب می‌شوند، آماده کرده و به دیگران نشان دهید و به این ترتیب به شکل مودبانه‌ای به آنها نه بگویید.
8) کارهای مهم خود را قابل اندازه‌گیری و سنجش کنید
اگر می‌خواهید از میزان پیشبرد اهداف و موفقیت‌های خود آگاه شوید، باید آنها را به صورتی درآورید که قابل اندازه‌گیری و سنجش باشند و با کنترل آنها هم به خودتان روحیه مضاعف برای کار بیشتر دهید و هم مدیران مافوق و روسای خود را در جریان دستاوردهای خود قرار دهید. اگر دونده‌ای برای ساعت‌های متمادی بدود، اما نداند که چند کیلومتر دویده است احساس خستگی بیشتری نسبت به دونده‌ای خواهد داشت که به خود کیلومتر شمار وصل کرده است. در سازمان‌ها نیز عملکرد قابل‌سنجش و کنترل افراد است که ملاک قضاوت در عملکرد آنها تلقی می‌شود. بنابراین اگر می‌خواهید کارهایتان به چشم دیگران اعم از مدیران و سهامداران شرکت بیاید، باید آنها را به‌صورت کارنامه‌ای در اختیار مقامات ذی‌ربط قرار دهید. این کار برای خودتان نیز موثر بوده و به شما روحیه کار مضاعف می‌دهد و این یعنی افزایش بهره‌وری.
9) امروز بیشتر کار کنید تا فردا وقت بیشتری داشته باشید
یکی از رموز بالا بودن کارآمدی و بهره‌وری بسیاری از مدیران و کارکنان موفق در این نکته ساده نهفته است که آنها هیچ وقت خود را در وضعیت اضطرار نمی‌بینند و مجبور نیستند کارهایشان را با عجله و فشار انجام دهند. علت اصلی این مساله در این نیست که آنها کارهای زیادی برای انجام دادن ندارند یا چندان پر مشغله نیستند، بلکه به خاطر این است که آنها زمانشان را مدیریت کرده و با کار کردن بیشتر در امروز، کارهای کمتری را برای فردایشان باقی می‌گذارند و به عبارت روشن‌تر اختیار وقتشان را خودشان در دست دارند. برای این کار لازم است همیشه از خود بپرسید «چطور می‌توانم کارهایم را طوری انجام دهم که فردا راحت‌تر باشم؟» داشتن فهرستی مکتوب و کامل از کارهایی که قرار است طی روزهای آینده انجام دهید، می‌تواند به شما در انجام مرتب و بی‌دغدغه آنها کمک شایانی کند.
/دنیای اقتصاد