چابک‌سازی فرآیندهای مدیریت پروژه با الگو برداری از فرد بندباز
عصر بانک؛چابکی توانایی پروژه‌ها را در برابر چالش‌ها و تغییرات محیطی به‌منظور کسب نتایج مورد نظر افزایش می‌دهد. عدم آمادگی پروژه در واکنش مناسب به تغییراتی که پیش‌بینی آنها به دلیل سرعت و ماهیت تغییرات قابل استناد نیستند، منجر به مشکلات زیادی تا حد شکست پروژه‌ها شده است. به دلیل تنوع و سرعت تغییرات مستمر محیط پروژه، در این پژوهش به دنبال مدل، روش و ابزارهای مناسب برای چابک‌سازی فرآیندهای مدیریت پروژه هستیم تا تیم پروژه در محیط‌های آشفته نیز قادر به کسب اهداف پروژه باشد. در این تحقیق برای تبیین مدل، از مهارت‌های بندباز و نحوه عملکرد مخچه در بدن کمک گرفته شده است.
چابک‌سازی فرآیندهای مدیریت
ورود مفهوم چابکی در ادبیات مدیریت پروژه بیانگر این موضوع است که روند تغییرات جاری در فضای پروژه نه تنها دیگر خطی نیست، بلکه حکایت از نوسانات شدید پارامترهای موثر در نتایج پروژه دارد. این نوسانات هم از جنبه شدت و هم از جنبه تعدد قابل ملاحظه است؛ به‌طوری‌که با ابزارها و روش‌های معمول مدیریت پروژه نتایج مطلوب و قابل قبول در پروژه‌ها حاصل نمی‌شود. از سوی دیگر به علت تعدد و شدت تغییرات در محیط پروژه‌هایی که در فضای متلاطم قرار دارند توصیه به استفاده از یک رویه و مدل ثابت قابل تعمیم برای این قبیل پروژه‌ها منطقی نبوده و حتی درصورت استفاده می تواند نتایج معکوسی دربرداشته باشد.
تغییرات مستمر محیط خارج و داخل سازمان‌ها از خصوصیات جدایی‌ناپذیر فضای کسب‌وکار عصر حاضر محسوب می‌شوند. از تغییرات گریزی نیست؛ ولی نوع نگرش به تغییرات و نحوه پاسخگویی به آن می‌تواند نتایج حاصل از تغییرات را به شدت تحت‌تاثیر خود قرار دهد تا جایی که نتایج حاصل از این نگرش می‌تواند در دو طیف سود یا زیان خود را به ظهور رساند. در بازارهای رقابتی، نیاز مبرمی به توسعه و بهبود انعطافپذیری و نیز پاسخگویی سازمان وجود دارد. امروزه بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها با رقابت فزاینده و نامطمئنی روبه‌‌رو هستند که به واسطه نوآوری‌های تکنولوژیک، تغییر محیط‌های بازار و نیازهای در حال تغییر مشتریان، شدت یافته است. به نظر می‌رسد تغییر، یکی از ویژگی‌های اصلی فضای کسب‌وکار در عصر رقابتی جدید باشد. کمتر سازمانی را می توان یافت که در یک دوره مثلا سه تا شش ماهه یا حتی یکساله، تغییری را در محیط خود شاهد نباشد. با توجه به بافتی که در حال حاضر بر دنیای کسب‌وکار سازمان‌ها حکمفرماست، سازمان‌ها ناگزیر از انجام تغییراتی در نگرش، دانش، رویکردها، رویه‌‌ها و نتایج مورد انتظار خود هستند.
از نظر آقای جیم های‌اسمیت چابکی از طریق دو مشخصه قابل تعریف است:
• چابکی توانایی در هر دو زمینه ایجاد و پاسخ به تغییرات به‌منظور کسب سود در محیط کسب و کار آشفته است.
• چابکی توانایی ایجاد تعادل بین انعطافپذیری و پایداری است.
در این مدل تحقیق ضمن استفاده از نتایج حاصل از تحقیقات پیشین، از شیوه عملکرد بندباز که چگونه با تغییر بسیاری از عوامل در طول مسیر خود، همچنان قادر به ادامه حرکت است، الگوبرداری شده است. یک بندباز دارای حساسیت بالای درک شرایط بیرونی در راستای حفظ تعادل خود است. وقتی بندباز روی طناب قرار می‌گیرد، همواره خود را بین دو وضعیت تعادل نسبی و عدم تعادل نسبی می‌بیند. قرار گرفتن روی طناب نه حس تعادل کامل مانند ایستادن روی یک سطح ثابت را در بندباز القا می‌کند و نه حس سقوط آزاد که دیگر برقراری تعادل در آن امکان‌پذیر نباشد. بندباز همه تصمیمات خود را بر اساس آخرین اطلاعات دریافتی از وضعیت بدن و شرایط بیرونی که توسط حواس پنجگانه تشخیص داده می‌شود، اخذ می‌کند. تغییرات موتور محرک هر تصمیمی برای اوست و بنابراین هر اختلالی که موجب عدم تشخیص درست یا عدم انتقال به موقع و صحیح اطلاعات به مراکز تصمیم‌گیری شود، نتایج تصمیمات اخذ شده را به شدت تحت تاثیر قرار خواهد داد. در هر لحظه از حرکت یا حتی ایستادن بر روی طناب، تمرکز بندباز در تجزیه و تحلیل آخرین وضعیت بر اساس شرایط حس شده توسط حواس‌های درگیر او است. در حالی‌که همه این فرآیندها در کمتر از کسری از ثانیه در ذهن بندباز در حال انجام است او با سرعت مورد نیاز اقدام به عکس‌العمل مناسب جهت حفظ تعادل خود است.
بندباز الگوی غالب در انجام فعالیت‌های خود ندارد. او آموخته است الگوهای از پیش تعیین شده محکوم به شکست هستند. او بدون آنکه بخواهد تصمیم قبلی خود را مبنی بر نحوه ادامه مسیر به عنوان روش غالب لحاظ کند، تصمیم جدید بنا بر شرایط جدید را اتخاذ و در لحظه مناسب اجرا می‌کند. این تصمیم‌گیری بر اساس قابلیت‌های موجود صورت می‌گیرد که ریشه در تجارب گذشته دارد. عدم توجه به قابلیت‌ها و توانایی‌های موجود منجر به تصمیمی خواهد شد که در زمان اجرا یا به‌طور ناقص اجرا می‌شود یا محکوم به شکست خواهد بود. بندباز بر اساس روش‌های محدود و از پیش تعیین شده ذهنی قادر نخواهد بود تا تغییراتی که به‌طور مستمر و وسیع در حال وقوع هستند را پیش‌بینی، تحلیل و بر اساس آن تصمیم مناسب را اخذ کند. او دارای ذهنی خلاق برای تصمیم‌گیری بدون اصرار بر اجرای تصمیمی که حتی چند لحظه قبل اخذ کرده بود، است، ولی نباید فراموش کرد که همه تحلیل‌ها و تصمیمات بر اساس اصول حفظ تعادل (ناشی از تجارب قبلی)، سرعت تحلیل و آمادگی جسمانی بندباز انجام می‌گیرد.
اتفاقات پیش روی بندباز تکراری نیستند و همواره منحصربه‌فرد است و او به خوبی می‌داند که باید در هر لحظه بر اساس وضعیت استقرار خود روی طناب و مهارت‌های خود تصمیم‌گیری کند. بندباز دارای انعطاف بدنی زیاد است تا فرمان‌های صادره از مغز را به نحوه مطلوب عملی کند. این آمادگی بدنی در لحظه ایجاد نمی‌شود و ناشی از تمرینات و ممارست‌های قبلی و با هدف استفاده در شرایط آشفته ایجاد شده است. بدیهی است شرایط و مسیر حرکت بندباز هر چقدر پرتلاطم باشد اهمیت آمادگی بدنی او به عنوان یکی از عوامل مهم در اجرای فرمان‌های صادره از مغز، بیشتر نمایان می‌شود. منظور از آمادگی بدنی بندباز آمادگی در هماهنگی بین عضلات و اعضای بدن او می‌باشد که چگونه هر عضو وظیفه خود را در موعد مقرر به نحو مطلوب انجام می‌دهد و حتی در شریط خاص عضوی مجبور می‌شود به جهت عملکرد نامناسب یک عضو دیگر، فشار و نیروی بیشتری را در مرحله زمانی خاص تحمل کند. یک بندباز همه مراحل تشخیص، تحلیل، انطباق و اقدام را در کسری از ثانیه انجام می‌دهد چراکه در غیر این صورت بندباز خود را در حال سقوط خواهد یافت. سرعت در کلیه مراحل ذهنی و عملی یک بندباز به عنوان یک ضرورت و شرط لازم محسوب می‌شود که بدون رعایت این اصل، امکان حرکت بر روی مسیر پرنوسانی همچون طناب، غیرممکن است.
با توجه به توضیحات بالا، عوامل زیر به عنوان شاخص‌های پنجگانه مدل این تحقیق به‌منظور ایجاد قابلیت چابکی در پروژه‌ها تعیین شده‌اند:
1. حساسیت و قابلیت تشخیص: توانایی تشخیص تغییرات
2. بلوغ: توانایی تجزیه و تحلیل تغییرات و اخذ تصمیم
3. انطباق پذیری: توانایی در انتخاب روش اجرای تصمیم
4. شایستگی: توانایی اجرای تصمیم
5. سرعت: توانایی انجام فرآیندهای ذهنی و عملی با سرعت موردنیاز وسازگار(نمودار)
حساسیت و قابلیت تشخیص: به آن معنی است که تیم پروژه قادر است تا تغییراتی را که به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم نتایج پروژه را متاثر از خود کند، شناسایی کند. این پارامتر تا حدی ضروری و مهم است که چابکی را به معنای توانایی هر سازمانی برای حسگری، ادراک و پیش‌بینی تغییرات موجود در محیط کاری تعریف کرده‌اند.
بلوغ: توانایی تجزیه و تحلیل تغییرات به‌منظور اخذ تصمیم در راستای اهداف پروژه است. به عبارت دیگر پروژه قادر است تا تغییراتی را که بر اساس آخرین شرایط محیط کسب و کار شناسایی شده است را بررسی و بر اساس آن تصمیم‌گیری کند.
انطباق‌پذیری: در این مدل تحقیق انطباق‌پذیری به معنی توانایی در انتخاب روش جدید، ایجاد یک روش جدید یا اعمال تغییرات در روش‌های موجود به‌منظور تعیین نحوه اجرای تصمیمات است.
شایستگی: شایستگی در این مدل تحقیق به معنای توانایی اجرای فرآیندهای مدیریت پروژه بر اساس تصمیمات و انطباقات صورت گرفته در نحوه اجرا است.
سرعت : سرعت در اینجا به معنی توانایی برای انجام هر یک از فعالیت‌ها با سرعت مورد نیاز است.
تفصیل مدل بر اساس عملکرد بندباز و کارکرد مخچه در بدن
در مدل این تحقیق نحوه عملکرد بندباز به‌عنوان یکی از الگوهای چابک‌سازی فرآیندهای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار گرفته است. در مطالعه دقیق‌تر نحوه حفظ تعادل بندباز به نقش بسیار مهم مخچه در بدن منتهی شد که در ادامه به این موضوع پرداخته خواهد شد.
عمده هماهنگی‌های مورد نیاز بین اعضا و عضلات در هر حرکتی برعهده مخچه است. بر همین اساس به وظایف اصلی مخچه در بدن می‌پردازیم که عبارت است از:
• مخچه نقش‌های عمده‌ای در زمان‌بندی فعالیت‌های حرکتی همانند تغییر سریع و نرم از یک حرکت به حرکت بعدی بازی می‌کند.
• مخچه حرکاتی که انجام شده‌اند را با حرکاتی که مورد نظر سیستم حرکتی بوده است با هم مقایسه می‌کند. اگر حرکت انجام شده با حرکت مورد نظر سیستم به‌طور رضایت‌بخشی با هم منطبق نباشند، آن گاه پیام‌های مناسب مجددا به سیستم حرکتی ارسال می‌شوند تا از طریق انقباضات عضله‌ای حرکت مطلوب نظر سیستم ایجاد شود.
• مخچه از حرکات کنونی خود نیز درس می‌گیرد به این معنی که اگر حرکتی آن طوری که دقیقا مورد نظر بوده انجام نشود، مدار نورونی مخچه یاد می‌گیرد که دفعه بعد حرکت قوی‌تر یا ضعیف‌تری انجام دهد و انقباضات بعدی عضله را با حرکات مورد نظر تطبیق دهد.
• یکی دیگر از نقش‌های مهم مخچه، هماهنگى حرکات، یادگیری‌های حرکتى و همچنین اجرای حرکات است.
گفته می شود مخچه جعبه سیاه سیستم عصبی مرکزی است که علاوه‌بر حفظ تعادل، سرعت و دامنه حرکات بدن را نیز تنظیم می‌کند.
یک فرد معمولی قبل از فراگیری مهارت بندبازی قادر به انجام فعالیت‌های متعارف و روزانه خود مانند حفظ تعادل، راه رفتن در سطوح صاف، دویدن، عبور از موانع غیرهمسطح و بسیاری از فعالیت‌های فیزیکی دیگر است که در دوران رشد آموخته است. پروژه‌ها/ سازمان‌ها نیز قبل از ورود به حوزه چابکی باید قابلیت انجام پروژه‌هایی متعارف حوزه فعالیت خود را داشته و قادر باشند تا پروژه‌هایی با آشفتگی کم را مدیریت کنند. بر این اساس توانایی استفاده از حوزه‌های دانش مدیریت پروژه مقبول در هر سازمان به عنوان چارچوب اولیه مدیریت پروژه چابک محسوب می‌شود؛ به بیان دیگر شرط لازم برای ایجاد توانایی در مدیریت پروژه چابک قابلیت استفاده از حوزه‌های دانش مدیریت پروژه مقبول در هر سازمان است. وقتی صحبت از مقبول بودن یک روش، الگو و چارچوب در مدیریت پروژه یک سازمان به میان می‌آید در حقیقت به این نکته اشاره دارد که آن روش، الگو و چارچوب بر اساس مجموعه شرایط آن سازمان (نوع فعالیت، فرهنگ سازمانی، نوع پروژه‌ها، زیرساخت‌های سازمان و بسیاری عوامل موثر دیگر) بهترین گزینه برای انجام پروژه آن سازمان محسوب می‌شود و حاکی از آن است که روش فوق ضمن پاسخگویی به عمده نیازهای پروژه، روش اجرای آن نیز در سازمان نهادینه شده است.
نزدیک ترین سطح مدیریت در یک پروژه که مشابه عملکرد مخچه در بدن است مدیران میانی پروژه‌ها هستند. در هر پروژه کنترل مستمر عملکرد واحدهای عملیاتی توسط مدیران میانی پروژه انجام می‌شود. به‌طور متعارف مدیران میانی در پروژه با عناوینی همچون مهندسان پروژه یا کارشناسان ارشد فنی از افرادی باسابقه در سازمان که آشنایی کافی با دستورالعمل‌ها و قابلیت‌های سازمان را دارند، انتخاب می‌شوند. این افراد به نوعی حافظه عملیاتی پروژه/ سازمان به جهت آشنایی با فرآیندهای مختلف کاری محسوب می‌شوند. این افراد ضمن آشنایی کافی با فرآیندها و دستورالعمل‌های سازمان قادرند تا با بهبود مهات‌های خود در شرایط پرنوسان فرآیندها را به خوبی کنترل و راه‌حل‌های عملی جهت انجام فعالیت‌ها ارائه کنند.
نتیجه‌گیری
سازگاری متدولوژی مدیریت پروژه با شرایط هر پروژه نیازمند رویکردی ویژه مدیریت در نحوه استفاده از ابزارهای مدیریتی در این حوزه است. آشفتگی محیطی جزو آن دسته از شرایط ویژه محسوب می‌شود که به نوعی پیش‌بینی‌پذیری را مختل و امکان عکس‌العمل درخور را براساس روش‌های معمول سلب می‌کند. درحالی‌که یکی از پیش‌فرض‌های اصلی روش‌های متداول مدیریت پروژه پیش‌بینی فعالیت‌ها در بستر زمان مناسب جهت پاسخگویی به تغییرات است، شرایط متلاطم به جهت تغییرات مستمر عوامل موثر در تصمیم‌گیری عملا انتخاب نوع عکس‌العمل مناسب را از تصمیم‌گیرندگان سلب می‌کند.
بر اساس این مدل تحقیق روش مدیریت پروژه مقبول که از آن طریق پروژه‌های متعارف سازمان مدیریت شده و نتایج قابل قبول اخذ می‌شد به عنوان پیش‌نیاز متدولوژی مدیریت پروژه چابک محسوب می‌شود. به عبارت ساده‌تر چابک‌سازی در بستر مدیریت پروژه مقبول صورت می‌گیرد. با به‌کارگیری شاخص‌های پنجگانه این مدل تحقیق که عبارت بودند از قابلیت تشخیص، بلوغ، انطباق‌پذیری، شایستگی و سرعت روی فرآیندهای مدیریت پروژه مقبول سازمان، افزایش چابکی قابل انتظار است.
نویسنده:حسین احمدی طارسی
مدیر پروژه شرکت نارگان
موسسه آموزش عالی بهار