چگونه به کارمند متقاضی افزایش حقوق پاسخ بدهیم؟
عصر بانک؛ تفاوتی ندارد که بهترین کارمند شما این تقاضا را مطرح کند و یا یک کارمند متوسط، در هر صورت این احتمال همواره وجود دارد که با قرار گرفتن در این موقعیت غافلگیر و یا ناراحت شوید. دیک گروت به‌عنوان مشاور مدیریت کارآیی» معتقد است که بیشتر مدیران نسبت به این درخواست آزرده خاطر می‌شوند. کارن دیلون که نویسنده مجموعه «راهنمای HBR در سیاست‌های سازمانی» است معتقد است، به‌ندرت پیش می‌آید که مساله پاداش و دستمزد ساده انگاشته شود. او می‌گوید: برای شما به‌عنوان یک مدیر مثل این است که با یک تابلوی امپرسیونیستی از چگونگی پرداخت به افراد شروع می‌کنید و بعد با خود فکر می‌کنید که آیا این دستمزدها عادلانه هستند یا خیر.» او می‌افزاید «در عین حال کم پیش می‌آید که دادن افزایش حقوق کاملا در اختیار شما باشد. صدها موضوع هست که باید محاسبه شود. اخذ چنین تصمیمی معمولا دارای پیامدهای چندگانه زیادی است.» در اینجا به شرح این مساله می‌پردازیم که چگونه می‌توان چنین گفت‌وگویی را طوری پیش برد که بهترین نتیجه را برای کارمندتان، خودتان و شرکت داشته باشد.
سریع عکس‌العمل نشان ندهید
برای بیشتر انسان‌ها غریزه حکم می‌کند که در چنین موقعیتی قبل از هرچیز نظرشان را بگویند که آیا از دید آنها کارمند مورد نظر استحقاق افزایش حقوق را دارد یا خیر: «حتما شایستگی آن را داری!» و یا «دیوانه شده‌ای؟» اما زبانتان را گاز بگیرید. گروت می‌گوید: «در واقع در چنین موقعیتی اجازه دارید از کلمات بسیار محدود و اندکی استفاده کنید. با گفتن سریع نه، چیزی به‌دست نمی‌آورید و برای آنکه قبول کنید باید اول با رئیستان و یا واحد منابع انسانی صحبت کنید، برای گفتن عباراتی مثل «این مساله در چارچوب اختیارات من نیست» و یا «نمی‌توانم در این مورد تصمیم‌گیری کنم» کمی تامل کنید و از این عبارات استفاده نکنید چراکه نشان‌دهنده عدم قدرت و مرجعیت شماست. در ضمن مراقب حالات صورت و زبان بدن خود باشید. دیلون می‌گوید: «نباید خودتان را عصبانی، مقاومت‌کننده و یا ناراحت نشان دهید. حتی اگر اینگونه احساس می‌کنید.»
اطلاعات بیشتری بخواهید
اولین عکس‌العمل شما بدون در نظر گرفتن اینکه از نظرتان آن شخص لیاقت دریافت افزایش حقوق را دارد یا خیر، باید کنجکاوی باشد. گروت پیشنهاد می‌کند «از یک جمله ساده سه کلمه‌ای استفاده کنید: «بیشتر توضیح بده»، این سوال در عین حال که نشان می‌دهد شما این درخواست را رد نکرده‌اید به شما نشان می‌دهد که ذهنیت آن فرد چیست. وقتی آن شخص به شما توضیح می‌دهد که چرا شایسته دریافت افزایش حقوق است، یادداشت بردارید. هیچ‌چیز به اندازه یادداشت‌برداری نشان نمی‌دهد که «من شما را جدی گرفته‌ام». دیلون می‌گوید: «اگر لازم بود، سوالات بیشتری بپرسید. هدف این است که به اندازه کافی اطلاعات داشته باشید که نشان دهد آیا درخواست آن شخص بجا هست یا خیر. حالت خنثی به خود بگیرید و بگویید مساله را بررسی خواهید کرد. می‌توانید به او بگویید. «متشکرم که توجه من را به این موضوع جلب کرده‌ای. من به این مساله دقت خواهم کرد و در ظرف دو هفته پاسخ رابه شما اطلاع خواهم داد». باید آنقدر زمان برای خود بخرید تا بتوانید بررسی خود را انجام دهید و با افراد مربوط مشورت کنید.
شهامت آن فرد را تصدیق کنید
گروت می‌گوید: «انجام چنین گفت‌وگویی بار احساسی زیادی دارد. این مساله هرچقدر برای شما آزاردهنده باشد، بدانید که برای کارمندتان پنج برابر آزاردهنده‌تر است». پشت این درخواست اندیشه و سازماندهی زیادی نهفته است. ویلون معتقد است؛ هرچقدر هم که درخواست آن شخص رک و بی‌پرده به نظر برسد اما واقعیت این است که آنها در این موقعیت آسیب‌پذیر می‌شوند پس حتی اگر آزرده‌خاطر شده‌اید، یادتان باشد که آنها برای این کار شهامت به خرج داده‌اند. گروت می‌گوید: «آن شخص به شما این فرصت را می‌دهد که او را نگه دارید وگرنه او می‌تواند شرکت را ترک کند و شغل دیگری بیابد.» پس شما هم باید ممنون باشید.
به درخواست‌های غیرمستقیم هم توجه کنید
ویلون هشدار می‌دهد «اینگونه نیست که همه به دفتر شما بیایند و بگویند درخواست اضافه حقوق دارند، بلکه آنها ممکن است به روش‌های دیگری این درخواست را مطرح کنند مثلا به این موضوع اشاره کنند که چقدر سخت کار می‌کنند و یا اینکه یک آدم سمج همواره با آنها تماس می‌گیرد.» اینگونه سیگنال‌ها را جدی بگیرید. بعضی‌ها راحت نیستند که مستقیما چیزی را بخواهند. (در مورد زنان احتمال درخواست افزایش دستمزد بسیار کمتر از مردان است) مطمئنا شما نمی‌خواهید یک شخص باارزش را از دست بدهید. هوشمندانه است که به این نشانه‌ها توجه کنید، حتی شاید بد نباشد تا چند سوال بپرسید، بالاخص اگر متوجه شده باشید که خطر رفتن آن شخص وجود دارد. دیلون یکبار کارمندی داشت که یک روز با کت و شلوار و کراوات وارد دفتر شد که نسبت به روزهای عادی او بسیار رسمی‌تر بود. او البته بهانه‌هایی آورد اما دیلون متوجه شد که او مصاحبه کاری داشته است. دیلون می‌گوید: «این موضوع من را به فکر واداشت که او را در شرکت نگه دارم و به همین خاطر به او پیشنهاد افزایش حقوق دادم.»
استدلال‌های او را ارزیابی کنید
وقتی که گفت‌وگوی شما تمام شد، وقت آن است که تصمیم بگیرید اکنون چه اقدامی باید انجام شود. گروت می‌گوید یک درخواست مناسب آن است که «شخص بتواند به خوبی نشان دهد که دستمزد او با ارزش وی متناسب نیست و یا به عبارت ساده پولی که به او پرداخت می‌شود با آنچه شایسته آن است هماهنگ نیست.» در این مورد باید به هر دو جنبه برابری در سازمان توجه کنید (آیا این شخص در مقایسه با همترازهایش در سازمان دستمزد عادلانه‌ای دارد؟) و همچنین در مقایسه با بازار (آیا شخصی که همین کار را در شرکت دیگری انجام می‌دهد حقوق مشابهی می‌گیرد؟) تا جایی که می‌توانید اطلاعات جمع‌آوری کنید، از جمله اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد در صنعت خودتان. دیلون می‌گوید باید این مساله را در نظر بگیرید که آن شخص برای شما، تیم‌تان و شرکت چقدر اهمیت دارد. او می‌گوید «به مسیر حرفه‌ای آن شخص فکر کنید. باید به آنها پاداش و ارتقا را با تلاش و به چالش کشیدن آنها ارائه کنید تا همیشه آنها را تشنه رشد و پیشرفت نگه دارید».
برخی استدلال‌ها برای دریافت افزایش حقوق، مبنایی ندارند. گروت می‌گوید: «نباید تنها به این خاطر که آن شخص نیاز به پول بیشتری دارد و یا احساس می‌کند بهترین فرد در واحد خود است چنین درخواستی داشته باشد.» در ضمن این درخواست نباید بر مبنای یک تلاش کوتاه‌مدت باشد. دیلون می‌گوید: «فقط به این خاطر که یک شخص در یک پروژه خاص تلاش زیادی کرده است دلیل نمی‌شود که لیاقت حقوق بالاتر را داشته باشد. یک حرکت قهرمانانه در مقطعی از زمان را با کارآیی پایدار و طولانی‌مدتی که طی زمان ثابت شده است، اشتباه نگیرید.» البته کار خوب لیاقت پاداش و قدردانی را دارد اما در این مورد می‌توانید به او پاداش بدهید و یا به او اجازه دهید در یک کنفرانس معتبر شرکت کند یا مرخصی اضافه به او بدهید. دیلون می‌گوید: «روش‌های زیادی وجود دارد که بتوان یک کارمند را راضی کرد و به او گفت که «من برای تو ارزش قائل هستم» و این کار الزاما متضمن اعطای حقوق بیشتر در دستمزد ماهانه‌اش نیست. «در ضمن یادتان باشد که قانون و قاعده و محدودیت‌های خاصی در پرداخت حقوق و مزایا به افراد در سمت‌های خودشان وجود دارد. گروت می‌گوید: «هر شغل ارزشی دارد که مستقل از انجام‌دهنده آن است. اگر آن شخص می‌خواهد پول بیشتری به‌دست آورد باید شغل متفاوتی را اتخاذ کند که ترجیحا بهتر است در سازمان خودتان باشد.»
با افراد درست صحبت کنید
برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره سیستم حقوق و دستمزد شرکت‌تان و عادلانه بودن حقوق فعلی آن شخص با واحد منابع انسانی و رییس‌تان صحبت کنید. مزیت این کار این است که این مسوولیت را به یک متخصص واگذار می‌کنید تا به شما بگوید که آیا این درخواست بجا هست یا خیر. اما در عین حال از قبل آماده باشید؛ چراکه ممکن است جواب ساده نباشد. گروت می‌گوید بسیاری از شرکت‌های بزرگ قوانین مشخص و کاملی در این زمینه دارند، اما برخی شرکت‌ها هم ندارند. «شرکت‌های کوچک‌تر در جهان ممکن است حتی مسوول منابع انسانی هم نداشته باشند. مدیران باید خودشان این مساله را حل کنند.»
اگر لازم بود اصرار کنید
گروت می‌گوید: «اگر کارمند کارآمدی دارید و نگران هستید که ممکن است شرکت را ترک کند، باید به نفع آن شخص پافشاری کنید.» دیلون نیز اینگونه به این مساله اشاره می‌کند که برای واحد منابع انسانی «نه» گفتن کار بسیار آسانی است بالاخص از این جهت که آنها به اندازه شما با آن کارمند آشنایی ندارند. سعی کنید «بله» گفتن را برای آنها تا جای ممکن آسان کنید. دیلون می‌گوید: «من طی سال‌ها یاد گرفته‌ام که جواب نه را به‌راحتی قبول نکنم. باید خلاق باشیم و پول را از محل دیگری تامین کنیم و به افزایش حقوق کارمندان خوب خود اختصاص دهیم.» همه موارد باید واضح و شفاف باشد و در استدلال‌های خود از هر اطلاعاتی که دارید استفاده کنید. آنها باید به این باور برسند که شما یک تصمیم هدفمند گرفته‌اید و اینکه قرار نیست شما روز بعد مجددا مراجعه کنید و برای اعضای دیگر تیم نیز درخواست افزایش دستمزد کنید.»
ارائه خبرهای خوب
اگر موفق به گرفتن افزایش حقوق برای اعضای تیم خود شدید، شاید وسوسه شوید که نزد آنها بروید و بگویید «خبرهای خیلی خوبی دارم. ما به تو پول بیشتری می‌دهیم!» یا «حق با توست که دستمزد کمی دریافت می‌کنی، در فیش حقوقی بعدی خود شاهد افزایش این مبلغ خواهی بود.» هم دیلون و هم گروت می‌گویند که این کار اشتباه است. اگر کلماتی که استفاده می‌کنید این پیام را بدهد که «روشی که می‌توانید افزایش حقوق بگیرید این است که فقط آن را درخواست کنید»، در این صورت باید شاهد یک صف طولانی پشت در اتاقتان باشید. به‌جای استفاده از چنین عباراتی، به او توضیح دهید که با واحد منابع انسانی و مدیریت صحبت کرده‌اید و اینکه همه آنها در این باره خوب تحقیق کرده‌اند و در این باره بحث شد که آیا این افزایش دستمزد موجه هست یا خیر و همه بر سر این موضوع اجماع داشته‌اند که به این تصمیم برسند. گروت می‌گوید: «باید طوری باشد که در پایان این فرآیند آن شخص احساس کند که این افزایش دستمزد را با نشان دادن ارزش‌های خود به‌دست آورده و نه خواهش و تمنا برای دریافت پول.» می‌توانید از او بخواهید به نشان دادن ارزش‌های خود ادامه دهد و سرانجام اینکه طبق نظر دیلون «نکته اینجاست که به آنها کمک کنید رشد کنند و برای سازمان ارزش افزوده خلق کنند.»
ارائه خبرهای بد
اگر موفق نشدید افزایش دستمزد بگیرید، باز هم از کلمات نادرست استفاده نکنید. مثلا اینکه از در بیرون بیایید و بگویید: «خبرهای بدی برایت دارم.» گروت پیشنهاد می‌کند مشخص کنید چه تحقیقاتی توسط خود شما، واحد منابع انسانی یا رئیستان انجام شده است تا آن شخص بفهمد که درخواستش جدی گرفته شده است: «ما به نحوه پرداخت شما در مقایسه با افراد دیگر سازمان و بازار کار خارج از سازمان توجه کردیم و به این نتیجه رسیدیم که پرداخت شما مناسب است. به همین خاطر، هیچ تغییری در پرداخت شما صورت نخواهد گرفت.» سعی کنید فرآیند را برای آنها رفع ابهام کنید. گروت توضیح می‌دهد که برای برخی افراد حقوق و دستمزد مثل یک جعبه سیاه است. اما شما می‌توانید لطف بزرگی در حق افراد خود بکنید و به آنها بگویید که در سازمان شما این مساله چه فرآیندی را باید طی کند. در عین حال، طوری صحبت نکنید که آنها برای درخواست افزایش دستمزد احساس بدی داشته باشند و طبق نظر دیلون درباره آن شخص یا کارآیی‌اش مطالب منفی بیان نکنید.
زمانی که مخالف هستید
اینکه به کارمند خود مستقیم بگویید افزایش دستمزدی در کار نیست، بالاخص زمانی که خود شما با این تصمیم مخالف باشید، مشکل است. می‌توانید دوباره به سراغ کسانی که این تصمیم را گرفته‌اند بروید و مجددا به آنها توضیح دهید که چرا فکر می‌کنید او استحقاق دریافت افزایش حقوق را دارد و از آنها بخواهید به شما کمک کنند تا بفهمید کجا اشتباه تصور می‌کنید. اما اگر پاسخ همچنان منفی بود، به‌نظر گروت چاره‌ای ندارید جز اینکه «مساله را بپذیرید.» در ضمن از مقامات ارشد خود نیز یاد کنید. گروت پیشنهاد می‌کند بگویید: «ما درخواست شما را بسیار جدی گرفتیم. من به این نتیجه رسیدم که دستمزد شما مناسب است.» به اندازه کافی تاکید کنید که چقدر برای همکاری و مشارکت او ارزش قائل هستید تا او نیز برای ادامه کار انگیزه کافی داشته باشد.
مسیر رو به جلو را ترسیم کنید
زمانی که مجبور شدید درخواست را رد کنید، به آن شخص توضیح دهید که چگونه می‌تواند ارزش خود را بالا ببرد و در آینده درآمد بیشتری داشته باشد. دیلون می‌گوید: «کارهای خاصی را به او پیشنهاد کنید تا ظرف شش ماه آینده انجام دهد و سپس می‌توانید دوباره با هم گفت‌و‌گو کنید.» هیچ قولی ندهید، اما طبق برنامه زمانی که قبلا تدوین کرده‌اید پیگیری لازم را انجام دهید. دیلون می‌گوید در گذشته به یکی از کارمندان کارآمد تیم خود که درخواست افزایش حقوقش یک بار رد شده بود گفتم که سه ماه دیگر مجددا این موضوع را بررسی خواهم کرد، اما بعد این گفت‌و‌گو را به کلی فراموش کردم. او می‌گوید: «وقتی چهار ماه‌و نیم بعد آن کارمند به من گفت شرکت را برای شغل جدیدی ترک می‌کند، من تلاش کردم آنچه می‌خواهد را به او بدهم اما بسیار دیر شده بود.»
اصولی که باید به‌خاطر داشت
طی کل فرآیند با آن شخص با احترام رفتار کنید، حتی اگر فکر می‌کنید او مستحق دریافت افزایش حقوق نیست. متوجه باشید که او برای مطرح کردن این درخواست شجاعت به‌خرج داده است. به مدیر خود یا واحد منابع انسانی فشار بیاورید تا برای کسی که فکر می‌کنید استحقاق دارد افزایش حقوق بگیرید. فورا «بله» یا «نه» نگویید؛ بلکه درخواست اطلاعات بیشتر کنید. اگر با درخواست او موافقت شد برای او مشخص کنید که این کار طی فرآیندی انجام شد و اینکه اکنون انتظارات بیشتری از او دارید. اگر با درخواست شما از بالا مخالفت شد، خودتان را سرزنش نکنید که توانایی انجام آن را نداشته‌اید. خودتان مسوولیت قبول کنید حتی زمانی که با این تصمیمی که اتخاذ شده مخالف هستید.
موردکاوی
دلایل «نه» گفتن را توضیح دهید
کارل سامسون مدیر پروژه یک شرکت ساختمانی در مینیاپولیس است (اسامی و برخی جزئیات تغییر یافته‌اند). یکی از کارمندانش به نام تاد به‌عنوان سرکارگر در پروژه‌های کوچک مشغول به کار بود، اما مشتاق بود کار بزرگ‌تری انجام دهد. کارل می‌گوید: «او ناراضی نبود، اما کاملا مشخص بود که نمی‌خواهد برای همیشه در آن شغل بماند و مرتبا به من یادآوری می‌کرد که از مهارت‌هایش استفاده کامل نمی‌شود.» به همین خاطر وقتی موقعیت شغلی جدیدی برای یک سرکارگر دیگر فراهم شد، کارل بلافاصله آن را با تاد در میان گذاشت. از آنجا که این شغل مشابه قبلی و با همان عنوان بود، کارل فکر کرد که لازم نیست افزایش دستمزدی برای تاد در نظر بگیرد، اما وقتی پیشنهاد شغل جدید را به تاد ارائه کرد، تاد گفت که چند مصاحبه شغلی انجام داده و اکنون سه پیشنهاد دیگر دارد. کارل می‌گوید: «تاد مبلغ دقیق را نگفت اما اشاره کرد که این پیشنهادها حاوی مبلغ بیشتری بودند و همچنین گفت که می‌خواهد مطمئن شود کارش در این سازمان باارزش تلقی می‌شود.» کارل در جواب گفت که اگر او پیشنهاد خاصی دارد، خوشحال می‌شود که بشنود. تاد درخواست 6 هزار دلار دستمزد بیشتر در سال را مطرح کرد. اولین فکری که به ذهن کارل رسید این بود که این پیشنهاد فروتنانه‌ای است، اما بلافاصله عکس‌العمل نشان نداد.
هر چند تصمیم‌گیری درباره حقوق در حدود صلاحیت او بود، اما تصمیم گرفت با رئیس شرکت یعنی سام مشورت کند. طی این گفت‌و‌گو، کارل توضیح داد که از نظر او تاد لیاقت افزایش حقوق را دارد به‌ویژه اینکه مسوولیت او بیشتر شده و پول کافی در بودجه به این منظور در نظر گرفته شده است. اما به‌علت وضعیت انقباضی مالی در شرکت، سام با این پیشنهاد موافقت نکرد. کارل می‌گوید: «از نظر او ارائه افزایش حقوق در آن زمان کار مسوولانه‌ای نبود.» رئیس شرکت می‌خواست که تاد در پیشنهاد خود تجدیدنظر کند و قصد داشت مستقیما با او صحبت کند تا موقعیت را برایش توضیح دهد. در این صورت کارل خلاص می‌شد. بعد از صحبت با سام، تاد موافقت کرد که فعلا از تصمیم خود صرف‌نظر کند و در شرکت بماند؛ چراکه آنها به او پیشنهاد رشد بیشتر و ارتقا در آینده او در سازمان را دادند. کارل امیدوار است بعدها بتواند به این سرکارگر خود افزایش حقوق بدهد، اما تا حالا آنها به‌خوبی با هم کار می‌کنند.