مدیریت امور در سازمانی که هرگز نمی‌خوابد

برنامه زمانی داشته باشید و به آن پایبند باشید

کار کردن برای یک شرکت از راه دور اغلب به‌عنوان شغلی با ساعات کاری انعطاف‌پذیر تلقی می‌شود اما اجازه دادن به تیم‌تان برای کار «در هر زمانی که آنها به بهترین نحو کار می‌کنند» (چه 5 صبح و چه 11 بعدازظهر) اغلب منجر به هرج و مرج، فقدان بهره‌وری و ناکامی مدیریت می‌شود. ساعات منعطف ساختاریافته به این معنا است که شما به برنامه‌های زمانی افرادی که می‌خواهند کار کنند اهمیت می‌دهید؛ اما برنامه کل تیم را نیز در نظر می‌گیرید و برای اطمینان یافتن از حداکثر شدن بهره‌وری تنظیماتی انجام می‌دهید. اگر تیم شما در سراسر جهان پراکنده است، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های شما این است که با توجه به تفاوت ساعت در نقاط زمانی، تعداد کمی از اعضای تیم همزمان آنلاین هستند. ارتباطات در سازمان‌های مجازی امری «کلیدی» است و گرچه ایمیل به‌طور باورنکردنی کمک‌‌کننده خواهد بود اما هیچ جایگزینی برای چت‌ و تماس فوری بین اعضای تیم وجود ندارد. هم‌پوشانی در ساعات کاری بین اعضای تیم، در یک آپارتمان یکسان، ضروری و لازم‌الاجرا است. برنامه‌‌های زمانی تیم‌تان را تنظیم کنید و به آنها برای آن ساعات مسوولیت بدهید.

1. به‌جای ایمیل از یک سیستم مدیریتی جدید استفاده کنید

ما به سختی بر ارتباطات نوشتاری با برنامه‌های زمان‌بندی متنوع تکیه می‌کنیم. همان‌طور که در بالا بیان کردیم، ایمیل به‌طور باورنکردنی سودمند است؛ اما برای سازمان‌های مجازی، ایمیل می‌تواند زیان‌آور نیز باشد. زمانی که از ایمیل استفاده می‌کنید، صندوق پیام‌ها به سرعت پر می‌شوند، مکاتبات مهم گم می‌شوند و اعضای تیم را دستپاچه می‌کنند. به‌جای آن، یک سیستم مدیریت پروژه مانند Podio انتخاب کنید که به شما اجازه می‌دهد تا همه ارتباطات در مورد پروژه را در خلال آن حفظ کنید. زمانی که در یک پست از شما نام برده می‌شود یا وظیفه‌ای به شما محول می‌شود، این سیستم شما را مطلع می‌کند و شما همه نوتیفیکیشن‌ها را یکجا (به صورت آنلاین) می‌بینید. این روش یک نجات‌‌دهنده برای ما بوده است، چرا که با کارآیی پروژه‌ها، نظارت و وظایف ما را بدون گم شدن در انبوه ایمیل‌ها پیگیری می‌کند.

2. ایمیل‌نویسی شبانه‌روزی را مختصر کنید

اگر شما برای ارتباطات اولیه استفاده از ایمیل را انتخاب می‌کنید، یک مانع در ارسال ایمیل در ساعات غیرکاری را در نظر داشته باشید. به این معنا که شما می‌توانید تا هر زمان که بخواهید، خیلی زود یا تا دیر وقت، کار کنید؛ اما نمی‌توانید طی این ساعات ایمیلی ارسال کنید. این امر از انباشت ایمیل‌ها برای اعضای تیم جلوگیری می‌کند. از یک سرویس مانند Boomerang (یک اپلیکیشن جی‌میل) برای به تاخیر انداختن ارسال پیام‌تان استفاده کنید؛ بنابراین پیام شما طی روز کاری عادی برای گیرنده به دست او می‌رسد. البته برای این قانون استثنائاتی هم وجود دارد (مثلا ضرب‌الاجل‌های مهم پروژه) اما پیوستن به این کار تا 90 درصد، زمان بهره‌وری (و سلامت روانی) را به شدت افزایش خواهد داد.

3. بر زمان جلسات حساس باشید

جلسات تیمی بسیار مهم هستند، اما هماهنگ کردن اینها به مهارت خاصی نیاز دارد. با کار کردن در مناطق زمانی مختلف، زمان‌بندی جلسات در یک زمان به طوری که برای همه مناسب باشد، غیرممکن است و همیشه کسانی وجود دارند که متحمل زیان خواهند شد. بنابراین منصف باشید. اگر شما جلسات مهم را در ساعت 6 صبح می‌گذارید تنها به این دلیل که بهترین بهره‌وری را برایتان دارد، به‌خاطر داشته باشید که ممکن است این جلسه برای دیگر اعضای تیم در ساعت 9 شب بوده و این زمان بهره‌وری آنها نباشد. به چالش منطقه زمانی احترام بگذارید و مطمئن باشید که همان اعضای تیم با جلسات منظم شما مغبون نمی‌شوند.

4. در یک اتاق یکسان جمع شوید

مهم نیست که اعضای تیم‌تان چقدر موثر با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و کار می‌کنند، واقعا هیچ جایگزینی برای جلسات شخصی وجود ندارد. بزرگ‌ترین ارزش در رابطه چهره به چهره شناخت یکدیگر و پیوند در یک سطح شخصی است. لازم به توضیح نیست که شما با افرادی که در مورد موفقیت شرکت‌تان به آنها اعتماد دارید، بهتر آشنا می‌شوید. ما اولین جلسات شخصی خودمان را سال گذشته داشتیم و گرچه آن جلسات آن‌طور که پیش‌بینی می‌کردیم نبود اما زمانی که صرف آشنایی با یکدیگر کردیم، ارزشش را داشت. شما نباید برای مدیریت تیم مجازی‌تان 24 ساعت و 7 روز هفته کار کنید. شما نیاز به یک برنامه ثابت دارید که همه افراد گروه را راضی و بهره‌ور نگه دارد و احساس باارزش بودن به آنها القا کند. این امر به شما اجازه می‌دهد تا شب‌ها راحت بخوابید درحالی‌که نیمی از تیم‌تان برای اطمینان از موفقیت شرکت‌تان از راه دور کار می‌کنند.