بهترین کانال ارتباطی با دیگران

عصر بانک؛در قسمت‌های قبلی به اهمیت مدیریت بهینه زمان در مبحث خودمدیریتی پرداختیم و نکاتی را در این زمینه مطرح کردیم. در اینجا قصد داریم در مورد روش‌های مطلوب ارتباط با دیگران به نحوی که کمترین لطمه به تمرکز کاری و بهره‌وری ما وارد آید سخن بگوییم و نکات و توصیه‌هایی را در این زمینه مطرح سازیم. 

در مورد بهترین و مطلوب‌ترین روش ارتباط گرفتن دیگران با خودتان اطلاع‌رسانی کنید

برای خیلی از ما، ایمیل بهترین و مطلوب‌ترین روش ارتباطی به حساب می‌آید و ما ترجیح می‌دهیم دیگران از این طریق با ما تماس بگیرند چرا که در این بین وقت کمتری از ما تلف می‌شود و آرامش و تمرکز کاری‌مان کمتر به هم می‌ریزد و می‌توانیم در زمان مناسب به ارتباط گرفتن‌های دیگران پاسخ بگوییم.

از پیام کوتاه تا حد امکان برای برقراری ارتباط با دیگران استفاده نکنید

برخلاف عقیده رایج بین خیلی‌ها، پیام کوتاه به هیچ عنوان روش ارتباطی خوبی به حساب نمی‌آید، چرا که به شدت به تمرکز کاری افراد ضربه زده و بهره‌وری‌شان را کاهش می‌دهد. در اغلب موارد فرستنده پیام کوتاه به افراد توقع دارد که آنها به پیام او پاسخ گویند که همین مساله مکالمات پیامکی متعددی را در پی دارد که نتیجه‌ای غیر از مختل شدن حواس و تمرکز کاری افراد را به دنبال ندارد. بنابراین برای اجتناب از این مسائل چنانچه فردی برای شما پیام کوتاهی فرستاد که جواب دادن به آن فوریت ندارد پاسخ او را به‌صورت ایمیل ارسال کنید تا به تدریج کانال ارتباطی‌تان با دیگران را به سمت ایمیل تغییر دهید.

به جای تماس تلفنی با دیگران از ایمیل استفاده کنید

اگر نیاز دارید که با دیگران صحبت کنید در صورت امکان و تمایل طرف مقابل به جای تلفن از ایمیل استفاده کنید و صحبت‌هایتان را از طریق ارسال و دریافت ایمیل منتقل کنید. شما با این کار هم مزاحم کار دیگران نشده‌اید و هم از پرداخت بهای سنگین قبض تلفن خلاص می‌شوید!

یک پیام صوتی مشخص و هدفمند ضبط کنید

پیام صوتی شما که از طریق منشی تلفنی‌تان پخش می‌شود باید به گونه‌ای باشد که برای فرد تماس‌گیرنده مشخص کند که باید دلیل تماسش را مختصر و مفید بیان کند و از سویی دیگر بفهمد که شما چه موقع به او پاسخ خواهید داد. این کار شما را از شر تماس‌های پی در پی دیگران برای گرفتن جواب خلاص می‌کند. بهترین کاری هم که می‌توانید برای پاسخ دادن به این تماس‌های تلفنی بکنید چیزی نیست مگر جواب دادن به آنها از طریق ایمیل.

برای دیگران هم پیام‌های روشن و هدفمندی بگذارید

اگر با کسی تماس گرفتید که به تلفن شما جواب نداد و از شما خواست برای او پیام بگذارید سعی کنید در پیام خود پس از اشاره به علت و هدف از تماس خود، زمانی را مشخص کنید که در آن آماده پاسخگویی به تماس آن فرد هستید.