عوامل مزاحم و مختل‌کننده کارتان را مدیریت کنید
عصر بانک؛در قسمت‌های قبلی به جایگاه و اهمیت مدیریت بهینه زمان در مبحث خودمدیریتی پرداختیم و نکاتی را در این زمینه مطرح ساختیم. در ادامه نیز خواهیم کوشید تا راه‌هایی را معرفی کنیم که افراد می‌توانند با ایجاد محدودیت‌ها و الزاماتی خاص برای زمانی که برای کارهای متفرقه و ارتباطاتشان با دیگران به وجود می‌آورند به مدیریت خودکار زمان خود شکل بهتری ببخشند و جلوی اتلاف وقت ارزشمندشان را خودشان بگیرند.
کارهایتان را قاطعانه و سریع به پایان برسانید
اگر به میز کار یا صفحه دسکتاپ کامپیوتر بعضی از همکارانتان نگاهی دقیق بیندازید آنها را مملو از پرونده‌های نیمه کاره رها شده و فولدر‌های باز شده متعدد می‌یابید که در نگاه اول احساسی منفی و کسل‌کننده به شما می‌دهند. پس اگر می‌خواهید چنین احساسی نسبت به میز کارتان و کامپیوترتان وجود نداشته باشد حتما اقدامات زیر را به عادات روزانه‌تان تبدیل کنید:
– اگر ایمیل یا نامه‌ای را دریافت کردید بلافاصله آن را خوانده و در صورت لزوم پاسخ دهید و سپس آن را از کارهایتان خارج کنید.
– اگر قرار است با کسی تماسی بگیرید سریع و قبل از اینکه دیگران آن را به شما یادآوری کنند این کار را انجام دهید.
– هر کاری را یک بار و به‌طور کامل انجام دهید و از دوباره کاری یا از سر گرفتن کارهای نیمه تمام جدا خودداری کنید.
از انجام چند کار به‌طور همزمان خودداری کنید
اگرچه گاهی اوقات انجام دادن چند کار مانند جواب دادن به تماس‌های تلفنی در حین رانندگی یا گوش کردن به فایل‌های آموزشی صوتی در حال ورزش کردن می‌تواند کارآیی تان را تا حدی افزایش دهد اما در اغلب موارد انجام چند کار به‌طور همزمان باعث کاهش بهره‌وری کاری تان خواهد شد، چرا که در چنین مواردی تمرکز شما روی کارها پراکنده شده و تداخل بین کارها روی می‌دهد. به همین دلیل هم هست که می‌بینیم افرادی که همزمان با حضور در جلسات کاری موبایل خود را بررسی می‌کنند یا در زمان مکالمه‌های تلفنی سعی می‌کنند تا ایمیل هایشان را مرور کنند هیچ کدام از این کارها را به‌طور کامل و دقیق انجام نمی‌دهند.
عوامل مزاحم و مختل کننده کارتان را خودتان مدیریت کنید
تحقیقات نشان داده که هر گونه اختلال و مزاحمت بیرونی می‌تواند تا 10 دقیقه از وقت شما را به هدر دهد. شاید آن عامل مزاحم تنها چند ثانیه به‌طور مستقیم وقت شما را اشغال کند، اما بازگشت شما به وضعیت و تمرکز پیش از ورود عامل مزاحم تا 10 دقیقه به طول می‌انجامد. بنابراین برای اجتناب از وقوع چنین اختلالاتی، تا حد امکان وسایل الکترونیکی پیرامون خود را خاموش و در اتاق کارتان را ببندید و تلفن همراه خود را به حالت بی‌صدا درآورید. انجام این اقدامات شاید در ابتدا کمی سخت باشد. اما پس از مدتی هم شما و هم اطرافیان تان به آن عادت می‌کنید و در نتیجه به نحو چشمگیری در مدیریت خودکار زمان تان موفق خواهید شد.
منبع: کتاب پرفروش Little things matter
مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی
/دنیای اقتصاد