کدام ساختار سازمانی مناسب کسب‌وکار شما است؟
عصر بانک؛مطابق تعریفی که در دایرهالمعارف آنلاین کسب‌وکار آمده است، سازمانهای ماتریسی (Matrix Organization) را میتوان نوعی ساختار سازمانی دانست که در آن ارتباطات گزارشدهی به جای سیستم سنتی سلسلهمراتبی به صورت ماتریسی تنظیم شده است. مزیت اصلی این نوع ساختار ایجاد جریان افقی اشتراکگذاری مهارتها و اطلاعات است. این ساختار عمدتا در مدیریت پروژههای عظیم یا فرآیندهای تولید محصول مورد استفاده قرار میگیرد و در آن کارکنان سازمان علاوه بر اینکه به یک مدیر بالادستی در بخش عملیاتی خود گزارش میدهند، (گزارشدهی عمودی) به یک مدیر پروژه یا مدیر محصول که از نظر جایگاه سازمانی همسطح با آنها در حال فعالیت است نیز گزارش میدهند (گزارشدهی افقی). این ساختار اولین‌بار در سازمان ملی فضایی آمریکا (NASA) مورد استفاده قرار گرفت و بعدا در دیگر سازمانها و نهادهای دولتی و خصوصی نیز رواج پیدا کرد.
وجود شبکه ها در سازمانها اغلب ضروری است، هرچند ممکن است کارکنان را با سردرگمی مواجه سازد. شفاف ساختن نقش ها میتواند علاوه بر ارتقای سطح مشارکت نیروی کار در فعالیتهای سازمان، سلامت سازمانی را نیز بهبود ببخشد. در مقاله حاضر، مزایا و معایب سازمانهای ماتریسی مورد ارزیابی قرار گرفته و راهکارهایی برای ارتقای سلامت سازمانی در این سازمانها ارائه شدهاند.چندین دهه است که سازمانهای ماتریسی وجود دارند و به‌کارگیری ساختار ماتریسی در این مدت بحثهایی جدی را بین موافقان و مخالفان آن ایجاد کرده است. این ساختار همچنان در بسیاری از شرکتهایی که نیاز به همکاری نزدیک مراکز تحقیقاتی با افراد متخصص و هماهنگ کردن آنها با فرآیندها دارند، مورد استفاده قرار میگیرد. براساس نتایج تحقیقی که موسسه گالوپ (Gallup) اخیرا انجام داده است، 84 درصد از پاسخدهندگان به پرسشنامه تحقیق، در سازمانی مشغول به فعالیت بودند که حداقل میزانی از ساختار ماتریسی را مورد استفاده قرار میدهد.
این تحقیق که در آن نزدیک به 4000 کارمند در ایالات متحده آمریکا مورد پرسش قرار گرفتهاند، برخی از مزایای ساختار ماتریسی به ویژه آنهایی که مربوط به بحث مشارکت هستند را برای کارکنان روشن ساخته است. در عین حال نتایج این تحقیق حاکی از آن است که کارکنانی که در ساختارهای ماتریسی مشغول به کار هستند در مقایسه با افرادی که در ساختارهای غیرماتریسی مشغول به فعالیت هستند، نسبت به وظایف سازمانی مورد انتظار از خویش احساس سردرگمی بیشتری میکنند. این سردرگمی پیامدهایی را نیز به دنبال دارد. تحقیق مؤسسه گالوپ نشان میدهد که شفاف بودن انتظاراتی که از یک کارمند وجود دارد شالوده اساسی ایجاد یک محیط کار با میزان بالای دلبستگی شغلی (Engagement) و سطح بالای عملکرد (Performance) را تشکیل میدهد. علاوه بر این با توجه به نمایه سلامت سازمانی (OHI) که شرکت مکینزی از آن برای سنجش عملکرد سازمانها استفاده میکند، نقشهای سازمانی روشن و قابل اعتماد مهمترین محرکهای سلامت سازمانی محسوب میشوند. با کنار هم گذاشتن نتایج تحقیق گالوپ و مکینزی میتوان به این جمعبندی رسید که پرداختن به ابهامات افراد در نقشهای سازمانی (که در سازمانهای ماتریسی امری بسیار شایع است) تا چه اندازه مهم و ضروری است.
معمول و فراگیر
84 درصد از افرادی که در تحقیق مؤسسه گالوپ شرکت کرده بودند در سازمانهایی مشغول به کار بودند که تا اندازهای ساختار ماتریسی داشت. 49 درصد از شرکتکنندگان در تحقیق در برخی از اوقات کاری در چند تیم به طور همزمان مشغول به کار بودند (که آنها را ماتریسی اندک مینامیم) و 18 درصد نیز هر روز کاری را در تیمهای متعدد و افراد مختلف میگذراندند، هرچند همگی به یک مدیر گزارش میدادند (که آنها را ماتریسی مینامیم) و 17 درصد از افراد نیز با تیمهای مختلف کار میکردند و به مدیران مختلف گزارش میدادند (که آنها را ابرماتریسی مینامیم).با توجه به نتایج تحقیق، اکثر کارکنان در سازمانهای ماتریسی از نظر دلبستگی شغلی نه‌تنها وضعیت نامطلوبی ندارند (گالوپ دلبستگی شغلی را ترکیبی از مشارکت و اشتیاق افراد در کار میداند)، بلکه اتفاقا در سازمانهای با میزان بیشتر ساختار ماتریسی، درصد افراد دارای دلبستگی شغلی بالاتر بوده است. این نتایج با نتایج تحقیقات قبلی گالوپ که در طول یک دهه انجام داده است همخوانی دارد. با توجه به ارتباطی که بین دلبستگی شغلی و شاخصهای کلیدی کسب‌وکار مانند بهرهوری، سودآوری و درک مشتری از کیفیت خدمات وجود دارد، این نتایج قابل تأمل محسوب میشوند (جدول را ببینید). نتایج تحقیق حاکی از آن است که بین دلبستگی شغلی و ساختار ماتریسی همبستگی مثبت ملایمی وجود دارد که با افزایش میزان ساختار ماتریسی، دلبستگی شغلی نیز اندکی افزایش مییابد.
مشارکت و شفافیت
در سطوحی عمیقتر، ما حوزههایی (مانند مشارکت) را یافتیم که در آنها سازمانهای ماتریسی نسبت به همتایان خود که کمتر ماتریسی هستند عملکرد بهتری دارند. تفاوتها در مؤلفههای مؤثر در شاخص دلبستگی شغلی در سازمانهای با ساختار ماتریسی بیشتر و کمتر، به طور تؤامان مزایا و نقاط ضعفی را برای این ساختارهای سازمانی رقم زده است.یک نقطه قوت کلیدی در سازمانهای ماتریسی در سطح مشارکت در آنها نهفته است، زیرا ایجاد همکاری درونسازمانی اساسا یکی از اهداف اصلی بسیاری از سازمانهای ماتریسی است. از کارکنانی که در سه نوع سازمان (ماتریسی اندک، ماتریسی و ابرماتریسی) کار میکردند راجع به مزایای کار کردن در تیمهای مختلف پرسیده شد. افرادی که در سازمانهای ابرماتریسی کار میکردند دو برابر بیشتر از کارکنان سازمانهای ماتریسی اندک تمایل داشتند که بگویند سازمان آنها نه‌تنها در همکاری مؤثرتر با همکارانشان، انجام بهتر وظایفشان و ارائه خدمات بهتر به مشتری به آنها کمک کرده است، بلکه امکان نوآوری از سطوح پایین به بالای سازمان را نیز برای آنها تسهیل کرده است. همچنین کارکنان سازمانهای ابرماتریسی بیش از بقیه گروه‌ها تمایل داشتند که بگویند طی هفت روز گذشته مورد تشویق و تحسین قرار گرفتهاند، نظراتشان مورد توجه قرار گرفته است و همکارانشان نسبت به انجام صحیح وظایف خود متعهد هستند. این موارد مؤلفههایی کلیدی در دلبستگی شغلی کارکنان محسوب میشود و حاکی از آن است که وضعیت ارتباطات و همکاری در میان کارکنان سازمانهای ماتریسی نسبت به سایر ساختارها بهتر است.
از طرف دیگر، میزان کمی از کارکنان سازمانهای ماتریسی قویا با این عبارت قید شده در پرسشنامه موافقت کردند که میگفت: «من دقیقا میدانم که در محیط کار چه انتظاراتی از من وجود دارد»، در حالی که در سازمانهای غیرماتریسی 60 درصد پاسخدهندگان موافقت قوی خود را با این عبارت اعلام کردند. این بازتابدهنده یک مشکل رایج در سازمانهای ماتریسی است و آن این است که این ساختار، عدم شفافیت راجع به مسوولیتها، انتظارات و چگونگی گزارشدهیها را تشدید میکند. کارکنان متعلق به هر سه گروه سازمانهای ماتریسی اندک، ماتریسی و ابرماتریسی در مقایسه با کارکنان سازمانهای غیرماتریسی به میزان بیشتری اعلام کردند که به راهنمایی مستقیم از سوی مدیران پروژه و ارتباط بین مدیران ارشد و مدیران پروژه نیاز دارند تا بتوانند کارهایشان را با اثربخشی بالاتری اولویتبندی کنند.همچنین کارکنان سازمانهای ماتریسی اندک، ماتریسی و ابرماتریسی بیش از کارکنان سازمانهای غیرماتریسی ابراز داشتند که وقت قابل توجهی از زمان آنها به پاسخگویی به تقاضاهای همکارانشان و شرکت در جلسات داخلی میگذرد. این پاسخ در محیطی که افراد از طرف مدیران مختلف دستورات و بازخوردهای متعددی دریافت میکنند و با گروه گستردهای از دیگر کارکنان همکاری دارند، چندان شگفتانگیز نیست. این موارد جزو عواملی هستند که در انتقادات صورت گرفته به ساختارهای ماتریسی به‌عنوان عامل کندکننده تصمیمگیری، ایجادکننده اختلال در ارتباطات، کاهش بهرهوری و مانعی جدی برای واکنشپذیری و چابکی سازمانی مطرح میشوند.
راهی به سوی سلامت سازمانی
جالب است که براساس تحقیقات انجام شده از سوی مکینزی، شفافیت نقش سازمانی و پاسخگویی که مرتبط با آن است، در میان مهمترین محرکهای سلامت سازمانی و عملکرد سازمان قرار دارند که هر دو براساس نمایه سلامت سازمانی (OHI) اندازهگیری میشوند. تحقیقات مکینزی نشان میدهد بهبود شفافیت نقش سازمانی، پاسخگویی کارکنان را بهبود میبخشد که خود یک مولفه کلیدی در امتیاز کلی نمایه سلامت سازمانی است. در واقع سازمانهایی که در شاخص پاسخگویی امتیاز بالایی کسب میکنند، با احتمال 76 درصد در محدوده یک چهارم بالایی امتیاز نمایه سلامت سازمانی قرار میگیرند که بیش از سه برابر احتمالی است که متوسط سازمانها میتوانند در این محدوده قرار بگیرند. همچنین شاخص شفافیت نقش سازمانی به طور مستقل نیز بر بهبود امتیاز نمایه سلامت سازمانی تاثیر محسوسی دارد و از بین 37 الگوی مدیریتی رایج مورد بررسی در تحقیق مکینزی، تنها الگویی است که دارای چنین مزیتی است. نتایج این تحقیق با تحقیقات قبلی مکینزی همخوانی دارد که از سوی سوزان هیوود (Suzanne Heywood) و همکارانش انجام شده است و نشان میدهد سازمانها میتوانند پیچیدگی ساختارهای ماتریسی را از طریق بهبود پاسخگویی و هدفگذاری روشن برای کارکنان کاهش دهند.
اولویتها برای مدیران در سازمانهای ماتریسی
با توجه به اهمیت شفافیت نقش سازمانی و پاسخگویی در سلامت سازمانی و عملکرد سازمان، برطرف کردن ابهامات برای رهبران این سازمانها بسیار مهم است. آنها باید به طور مداوم انتظاراتی که از کارکنانشان دارند (که متناسب با اهداف و جهتگیری کلی کسب‌وکارشان است) را برای کارکنان روشن سازند. این شفافیت باید در خلال گفت‌وگوهای صورت گرفته بین مدیران و کارکنان تحت امرشان گنجانده شود و نقشی که هر فرد در راستای دستیابی شرکت به اهدافش ایفا میکند، برای او روشن شود. براساس تحقیقات مکینزی، سبکهای رهبری مشورتی (که در تقابل با سبک تمامیتطلبانه است) نقش محسوسی در بهبود پاسخگویی در سازمانها دارند.تحقیقات گالوپ نشان میدهد مدیران باید حداقل یک بار در سال جلسات بررسی عملکرد را برگزار کنند که در آن کارکنان از مدیران بازخوردهای دقیق، مؤثر و کاربردی در خصوص پیشرفت کاریشان دریافت میکنند.ساختارهای ماتریسی اغلب به دلیل مبهم کردن مرزها و خطوط پاسخگویی در سازمانها مورد اتهام قرار میگیرند، بنابراین رهبران و مدیران سازمان باید مطمئن شوند که کارکنانشان دقیقا میدانند به چه کسی و در مورد چه چیزهایی باید پاسخگو باشند. امروزه دیگر شکی وجود ندارد که دلبستگی شغلی کارکنان در محیطی به شکوفایی خواهد رسید که هر کسی در مقابل کاری که در سازمان انجام میدهد، پاسخگو باشد.
نویسندگان: Michael Bazigos ،Jim Harter
منبع: McKinsey
مترجم: سیدساجد متولیان
/دنیای اقتصاد