کسب‏و‏کارتان را در رودررویی با حوادث آماده نگه دارید

عصر بانک؛آیا کسب‏و‏کار شما آمادگی رویارویی با حوادثی چون سیل، زلزله، قطعی‏های آب، برق، گاز و تلفن و خساراتی بیش از اینها را دارد؟ به عقیده مرکز فعالیت‏های شغلی نیوجرسی (BAC)، بیش از 40 درصد کسب‏و‏کارهای کوچک، به‏ دنبال وقوع حوادث بزرگ پیش‌بینی نشده هرگز فعالیت خود را از سر نمی‏گیرند. دان نیومن، سرپرست حمایت از مشاغل کوچک در مرکز فعالیت‏های شغلی نیوجرسی، پنج استراتژی مناسب برای پشت‏سر گذاشتن بحران‏های بزرگ در آینده را معرفی می‏کند.

1) فهرستی از تماس‏های اضطراری را داشته باشید.

زمانی که خود را برای موقعیت‏های اضطراری آماده می‏کنید، باید فهرستی از شماره تلفن همراه یا ایمیل کارمندان، مسوولان تدارک و مشتریان را در اختیار داشته باشید و آن را بین اعضا و کارکنان اصلی پخش کنید. کارفرمایان باید کلیدهای یدک و رمز هشدار را در اختیار یکی از دوستان یا کارمندان قابل‏اعتماد خود قرار دهند. از فوروارد کردن خط تلفن کاری به یک تلفن همراه قابل‏دسترس و همچنین دسترسی داشتن به ایمیل‏های کاری اطمینان حاصل کنید. در نهایت آموزش و آماده‏سازی یک نیروی کار کمکی که بتواند در مواقع نیاز جایگزین افرد گروهتان شود، بسیار مهم است.

2) از بیمه خود اطمینان حاصل کنید.

پوشش بیمه‏ای خود و مخصوصا وضعیت وقفه بیمه‏ای کسب‏و‏کارتان را با یک کارگزار یا مرکز بیمه، مورد بازبینی قرار دهید. زیرا این کار باعث می‏شود تا در صورت وقوع حادثه بتوانید پرونده‏ای کامل از بیمه کسب وکارتان تشکیل دهید و ادعای درآمد از دست‏رفته با جزئیات تمام را کنید و اقدامات موردنیاز جهت از سرگیری کسب‏و‏کارتان را ارائه دهید. علاوه‏‏بر این، کارفرمایان باید یک کپی از تمام مدارک مهم؛ ازجمله اطلاعات مربوط به تماس با کارمندان و مسوولان تدارکات، ‏فهرست مشتریان و یک فایل پشتیبان (backup) از فایل‏های کامپیوترشان در خارج از محیط کارشان داشته باشند.

3) جعبه‌ای از وسایل ضروری موردنیاز برای مواقع اضطراری در نظر بگیرید.

پیش از اینکه در مورد میزان تاثیر یک حادثه روی کسب‏و‏کارتان فکر کنید، ساختمان یا ساختمان‌های محل کارتان را مورد بررسی قرار دهید. جعبه وسایلی را مخصوص حادثه و دردسترس داشته باشید و درون آن یک رادیوی باتری‏ای برای دسترسی به اطلاعات سرویس هواشناسی عمومی، ‏یک شارژر باتری‏ای برای شارژ وسایل برقی، یک جعبه کمک‏های اولیه، یک کپسول آتش‏نشانی، چند عدد چراغ قوه، باتری‏های یدکی و کیسه‏های پلاستیکی ضدآب قرار دهید.

4) صورت‏های مالی‏تان را تنظیم کنید.

گزارش‏های فروش، ‏صورت‌جلسه‏‏های مربوط به سود و زیان و فرم‏های مالیات بر درآمد را قبل از اینکه به آن نیاز داشته باشید، جمع‏آوری کنید و در کنار این موارد، گزارشی از هزینه‏های اضافی به‏وجود آمده را برای اطلاع‏ دادن به مامور بیمه ثبت کنید. به‏عنوان یک احتیاط مبتکرانه، نسخه‏های دومی از مدارک مالی تهیه و در محیطی خارج از محل کار نگهداری کنید. پیش از آنکه به کارمندانتان به‏عنوان ارزشمند‏ترین سرمایه‏های کسب‏و‏کارتان اجازه برگشت دهید، از آماده بودن و امن بودن ساختمان محل کار مطمئن شوید. با کارگزار بیمه خود تماس بگیرید تا پیش از گشایش مجدد محل کارتان، ساختمان را مورد بازرسی قرار دهد و خسارات وارده بر آن را ارزیابی کند. پیش از ورود کارمندان و مشتریان به ساختمان، تجهیزات مورد نیاز، آب، برق، تلفن و اینترنت آن را مجددا راه‏اندازی کنید.