فرصت ایجاد ارتباطات کاری در کنفرانس‌ها
عصر بانک؛واژه «Network» برای بسیاری از ما یادآور بازاریابی شبکه‌ای است اما در یک کنفرانس، نِتورکینگ به معنای تلاش برای ایجاد ارتباطات و یافتن فرصت‌های شغلی جدید است. تصور کنید که در یک کنفرانس مهم کاری حضور یافته‌اید.
پس از ساعت‌ها سخنرانی و گفت‌وگو، حالا تنفس اعلام کرده‌اند و شرکت‌کنندگان در گروه‌های چند نفره مشغول گفت‌وگو و نوشیدن قهوه هستند و شما نیز طبق درخواست مدیرتان باید وارد این جمع‌ها شوید، خود را معرفی کنید و با افراد مختلف مکالماتی هرچند کوتاه برقرار کنید. برای من که درون‌گرا هستم، این مثل یک کابوس است. برقراری ارتباطاتی از این دست کار ساده‌ای نیست. با این وجود من سالانه به‌طور متوسط در 60 کنفرانس مهم شرکت و سخنرانی می‌کنم. حتی اگر درون‌گرا هستید، نکات زیر به شما کمک می‌کنند تا از شرکت در کنفرانس‌ها بیشترین بهره را برده و به بهترین نحو با دیگران ارتباط برقرار کنید.
1- درخواست سخنرانی کنید. بسیاری از افراد تصور می‌کنند که درون‌گرا بودن همان خجالتی بودن است و به همین علت تعجب می‌کنند که من چگونه به‌راحتی در برابر جمعیت سخنرانی می‌کنم. اما سخنرانی در برابر جمعیت برای من از ایجاد یک گفت‌وگوی دو طرفه به مراتب آسان‌تر است. وقتی شما در یک جمع سخنرانی می‌کنید، پس از اتمام سخنرانی، این دیگران هستند که به سراغ شما می‌آیند و سر صحبت را باز می‌کنند. در این حالت شما آغازکننده مکالمات نیستید. اگر آنها به سخنرانی شما گوش کرده باشند، قطعا درباره شما اطلاعات کافی دارند و برای گفت‌وگو با شما، از قبل موضوعی را تدارک دیده‌اند. در این حالت شما مجبور نیستید سر صحبت را باز کنید. شما فقط در گفت‌وگویی شرکت می‌کنید که فرد دیگری آن را آغاز کرده است.
بنابراین اگر ورود به یک جمع و شروع یک مکالمه برای شما دشوار است، از برگزارکنندگان کنفرانس بخواهید تا اجازه دهند در کنفرانس سخنرانی کنید یا مطلبی ارائه کنید. از طریق سخنرانی می‌توانید نظرات خود را مطرح کنید و خود را به دیگران معرفی کنید. بدین ترتیب شانس شما برای برقراری مکالمات سازنده دوچندان خواهد شد و افرادی که دیدگاه‌های مشابهی دارند را به خود جذب خواهید کرد.
2– میزبان شوید. بسیاری از کنفرانس‌ها طوری برنامه‌ریزی می‌شوند که ساعات استراحت با ساعات ناهار یا شام همزمان شود. اگر به دنبال برقراری ارتباطات صمیمانه‌تر هستید، از این فرصت‌ها استفاده کنید. من معمولا به دنبال نزدیکترین رستوران‌های اطراف سالن کنفرانس می‌گردم و برای حدود هشت نفر میز رزرو می‌کنم. طی کنفرانس اگر با افراد مناسبی برخورد کردم، آنها را به صرف غذا دعوت می‌کنم. بسیاری از افراد، به‌ویژه کسانی که برای اولین بار در کنفرانس شرکت می‌کنند، برنامه‌‌ای ندارند پس احتمالا پیشنهاد شما را خواهند پذیرفت و از اینکه شما آنها را به «جمع» دعوت کرده‌اید خوشحال خواهند شد.
3– برای ملاقات‌های اتفاقی آماده باشید. در بعضی از کنفرانس‌ها چند روز قبل از برگزاری، نام شرکت‌کنندگان و پیشینه شغلی آنها را منتشر می‌کنند. لیست اسامی را مرور کنید و چند نفر از کسانی را که مایلید با آنها ارتباط برقرار کنید انتخاب کنید. اگر فرد مورد نظر را نمی‌شناسید، بهتر است صبر کنید تا او را از نزدیک ملاقات کنید و سپس او را به جلسه دعوت کنید چون کسی که تا به حال شما را ندیده، ممکن است دعوت غیرحضوری شما را رد کند. پیش از ملاقات حضوری، چهره فرد را به خاطر بسپارید و ببینید که چگونه می‌توانید سر صحبت را با او باز کنید. یکی از بهترین راه‌ها، صحبت درباره علایق مشترک است.
به این ترتیب در روز برگزاری کنفرانس، اگر به‌طور اتفاقی او را از دور دیدید که در صف ایستاده یا تنها در جایی نشسته، می‌توانید نزد او بروید و گفت‌وگوی خود را به بهترین نحو آغاز کنید. برخورد اول مهم است و باید تلاش کنید تا در کمتر از دو دقیقه تصویری از شما در ذهن او نقش ببندد. تنها روی ایجاد یک ارتباط تمرکز کنید: «شما جو اسمیت هستید، درسته؟ من یکی از طرفداران پر و پا قرص شرکت شما هستم» یا «شنیدم که به گلف علاقه دارید» یا جملاتی از این دست. نحوه آغاز یک مکالمه مهم‌تر از مدت زمان آن است. مهم این است که طرفین درباره موضوعی صحبت کنند که هر دو به یک اندازه مشتاق آن هستند. این مکالمات همیشه کارساز نیستند اما همیشه این امکان وجود دارد که طرف مقابل، کارت خود را به شما بدهد یا پس از پایان کنفرانس از طریق شبکه‌های اجتماعی ارتباطش را با شما ادامه دهد.
4- با افراد مصاحبه کنید. همان‌گونه که در کتاب خود به این موضوع پرداخته‌ام، مصاحبه یکی از موثرترین استراتژی‌های ایجاد ارتباط است چرا که شما از این طریق نشان می‌دهید که به ارزش‌ها پایبندید. شما از طریق مصاحبه ثابت می‌کنید که نه تنها به دنبال بهره‌جویی از طرف مقابل نیستید بلکه فرصتی فراهم می‌کنید تا افراد بیشتری او را بشناسند. در این حالت به جای اینکه از طرف مقابل چیزی بخواهید به او چیزی پیشنهاد می‌کنید.
برای مصاحبه لازم نیست حتما خبرنگار یک نشریه باشید. همین‌که سایتی داشته باشید و بتوانید این مصاحبه را در آن قرار دهید کافی است. می‌توانید این مصاحبه را روی سایت سازمان نیز قرار دهید تا مصاحبه شما شکلی رسمی‌تر و حرفه‌ای‌تر به خود بگیرد.
5– برای خود استراتژی تعیین کنید. برقراری ارتباط با افراد غریبه برای همه ما دشوار است. اما اگر موضوعی آماده کرده باشید که درباره آن صحبت کنید، اصطلاحا یخ بین شما آب می‌شود. می‌توانید درباره لباستان صحبت کنید یا لباس‌های خود را به نوعی انتخاب کنید که نشان‌دهنده کاراکتر یا سلیقه منحصربه‌فرد شما باشد. «ریچارد وایزمن» روانشناس بریتانیایی از مردی می‌گوید که استراتژی او در برقراری ارتباط منحصربه‌فرد بود: «همه ما بر حسب عادت، به دنبال افرادی هستیم که درست مثل ما هستند و همین امر ما را از فرصت برقراری ارتباط با کسانی که شبیه ما نیستند محروم می‌کند. به همین علت او پیش از برگزاری هر جلسه، رنگی متفاوت را انتخاب می‌کند و هنگامی که جلسات پایان یافت، به دنبال کسانی می‌گردد که لباس‌هایی به همان رنگ بر تن دارند. به این ترتیب او با کسانی ارتباط برقرار می‌کند که ممکن است از نظر فکری یا شخصیتی شبیه او نباشند».
کنفرانس‌ها با هزینه‌های گزافی برگزار می‌شوند و همه ما دوست داریم از شرکت در این جلسات نهایت استفاده را ببریم و برقراری ارتباط یا همان نِتورکینگ، بهترین راه برای بهره بردن از کنفرانس‌هاست. بهتر است به جای ایستادن در صف طولانی بوفه یا برخورد تصادفی با افراد این استراتژی‌ها را به‌کار ببرید. به مرور زمان، نتیجه به‌کارگیری این استراتژی‌ها را خواهید دید.
نویسنده: Dorie Clark
مترجم: مریم مرادخانی
منبع: HBR
/دنیای اقتصاد