تجزیه و تحلیل کسب و کار و 8 مرحله ای که باید دنبال کنید چیست؟
تهیه و ترجمه: سمیه منجزی (کارشناس امور تحلیل محصول پنجره واحد سرمایه گذاری استان خوزستان)
شما به عنوان یک تحلیلگر باید درک کنید که چگونه اهداف سازمان را به اهداف واقع‌گرایانه ارتباط دهید و همچنین باید یک برنامه مفصل برای رسیدن به مقصود و اهداف واقع‌گرایانه خود داشته باشید، همچنین می توانید یک مرور بر وضعیت فعلی سازمان انجام دهید.
وظیفه تحلیلگران کسب وکار این است که اطلاعات ارائه شده توسط مشتریان، مدیران، کارکنان و متخصصان فناوری اطلاعات و افرادی که با سازمان تعامل دارند را تجزیه و تحلیل و ترکیب کنند. همچنین باید بدانیم که تحلیلگران فقط بر روی خواسته‌های ابراز شده تمرکز و توجه نمی‌کنند بلکه نیازهای واقعی ذی نفعان را نیز استخراج می‌کنند. همچنین تحلیلگر گاهی ارتباط بین واحدهای سازمانی را تسهیل می‌کند.
در ادامه ۸ مرحله وجود دارد که تحلیلگران کسب وکار به طور کلی از آن پیروی می‌کنند. هر یک از این مراحل برای تحلیل کسب وکار مهم است.
مراحل تحلیل کسب و کار بطور خلاصه
1– یافتن موقعیت و جهت پیش روی کسب و کار
از تحلیلگران کسب وکار انتظار می رود تا هر چه سریع‌تر به پروژه‌ها کمک کنند و تاثیر مثبتی داشته باشند. برای رسیدن به این هدف ضروری است که به آنها فرصت داده شود تا محدوده، نیازها و اهداف کسب و کار را مشخص می‌کنند و برای انجام این کار نیاز به زمان برای جمع‌آوری اطلاعات اولیه دارند.
موارد زیر مسئولیت اصلی آنها در این مرحله است:
- روشن کردن نقش خود به عنوان تحلیلگر کسب و کار.
- تعیین ذی نفعان اصلی.
- داشتن درک روشنی از تاریخچه پروژه.
- درک سیستم و فرآیندهای موجود.
2- تعیین اهداف اولیه کسب وکار
اکثر تحلیلگران کسب وکار با تعریف حوزه یا دامنه پروژه شروع می‌کنند، که این روش می‌تواند مشکلاتی را ایجاد نماید. اما درک نیازهای کسب وکار قبل از تعریف حوزه پروژه موثرتر می باشد.
مسئولیت های تحلیلگران کسب وکار در این مرحله عبارتند از:
- کشف انتظارات ذی نفعان اصلی
- ادغام و حل انتظارات متناقض.
- حصول اطمینان از اینکه اهداف کسب و کار شفاف و قابل‌دستیابی هستند.
- یافتن دلیل “پشت” این پروژه.
3- دامنه تحلیل کسب وکار خود را تعریف کنید
حوزه و دامنه پروژه را بصورت شفاف و کامل تعیین نمایید. این کار به تیم در درک نیازهای کسب وکار کمک می‌کند. به یاد داشته باشید، حوزه یک برنامه اجرایی نیست، بلکه راهنمای تمام مراحل فرآیند تحلیل کسب وکار می باشد.
در این مرحله، مسئولیت‌های اصلی تحلیلگران کسب وکار عبارتند از:
- تعریف یک متد راه‌حل (solution method) برای یافتن ماهیت و گستره تکنولوژی.
- یک بیانیه شفاف برای حوزه پروژه مشخص و تعریف کنید و آن را با ذی نفعان بررسی کنید.
- تائید پرونده کسب وکار (تایید بیانیه دامنه پروژه)
4– برنامه تحلیل کسب وکار خود را ایجاد کنید
برنامه ریزی برای موفقیت هر پروژه لازم است. یک تحلیلگر کسب و کار ، به همراه صاحب پروژه (PO) ، می تواند برنامه ای مناسب برای ارائه الزامات مناسب تدوین کند. در مراحل بعدی پروژه شما ، این طرح تجزیه و تحلیل کسب و کار قرار است به بسیاری از سوالات شما و تیم پروژه شما پاسخ دهد. این روش در فرآیند تجزیه و تحلیل شفافیت ایجاد می‌کند و به شما کمک می کند الزامات دقیق یک پروژه را تعریف کنید.
مسئولیت های مهم دخیل در ایجاد یک برنامه تحلیل کسب وکار عبارتند از:
- شناسایی مناسب ترین انواع تحویل‌های تجزیه و تحلیل کسب و کار.
- تعریف فهرست خاص خروجی‌های تحلیل کسب وکار، باید دامنه را به طور کامل پوشش داده و ذی نفعان را شناسایی کند.
- تعیین ضرب الاجل برای تکمیل موارد تحویل پذیر
5- الزامات و نیازمندی‌ها را با جزئیات تعریف کنید
تعریف الزامات بطور دقیق شفاف و قابل اجرا مهم می‌باشد. الزامات دقیق اطلاعات لازم را برای تدوین راه حل در اختیار تیم پیاده سازی قرار می‌دهد. مهمترین مسئولیت‌ها عبارتند از:
- جمع آوری اطلاعات مورد نیاز
- تجزیه و تحلیل اطلاعات و استفاده از آنها برای تهیه پیش نویس اولیه
- بررسی و اعتبارسنجی محصولات قابل تحویل و نتایج
- سوال کردن برای پر کردن خلاها و شکاف ها
6- پشتیبانی از اجرای فنی
گام بعدی اجرای راه حل برنامه ریزی شده است. اجرای راه حل یک نکته اساسی است. این مرحله باید مطابق روشی که برنامه ریزی کرده‌اید پیش برود. در غیر این صورت، ممکن است پروژه به تأخیر بیفتد. شما به عنوان یک تحلیلگر باید از هر طریق ممکن به تیم فنی کمک کنید. از آنجا که بسیاری از راه‌حل‌ها نیاز به استفاده از نرم‌افزار دارند، تحلیلگر کسب‌وکار باید نزدیک تیم‌های IT کار کند.
تیم پیاده سازی فنی نرم افزارها را روی یک پروژه معمولی ایجاد، سفارشی‌سازی و استقرار می‌دهد. در طی این فرآیند، وظایف اصلی تحلیل گران کسب و کار عبارتند از:
- بازبینی طراحی راه‌حل نهایی.
- به روزرسانی و بسته بندی مجدد مستندات مورد نیاز.
- کار با متخصصان تضمین کیفیت و اطمینان از اینکه آنها اهمیت الزامات فنی را درک می‌کنند.
- آماده بودن برای پاسخ به سوالات و کمک به حل مشکلات و حل مسائلی که ممکن است در طول مراحل طراحی ، اجرا یا آزمایش فنی رخ دهد.
- مدیریت تغییرات موردنیاز.
- تلاش برای آزمون پذیرش کاربر در صورت امکان.
7- کمک به اجرای راه‌حل
این مرحله شامل ایجاد مستندات روشن و آموزش کاربران نهایی است. گاهی اوقات یک کسب و کار نمی‌تواند به درستی از راه حل ها استفاده کند. در نتیجه، دستیابی به اهداف اصلی دشوار خواهد بود. تحلیلگر کسب و کار باید در این مرحله نهایی برای حمایت از کسب و کار دخیل باشد. هدف از این مرحله اطمینان از آمادگی همه اعضا برای پذیرش تغییرات است.
مسئولیت اصلی تحلیل گران کسب و کار برای این مرحله عبارتند از:
- تجزیه و تحلیل و توسعه سندسازی فرآیند کسب و کار میانی. این اسناد دقیقاً بیان می‌کند که چه تغییراتی در روند کسب و کار باید ایجاد شود.
- آموزش کاربران نهایی. آنها باید تمام روند و تغییرات رویه ای را درک کنند. تحلیلگر همچنین می‌تواند با کارکنان آموزش همکاری کند.
- کار با کاربران کسب و کار
8- مطالعه ارزش ایجاد شده توسط راه‌حل
آیا پروژه کار کرد؟ سازمان چقدر پیشرفت کرد؟ آیا پیگیری‌های لازم وجود دارد؟
در طول فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار، مراحل زیادی درگیر است. نتایج کسب و کار و جزئیات مورد بحث قرار می‌گیرند. مشکلات کوچک و بزرگ حل می‌شود. روابط ایجاد می‌شوند و تغییرات مدیریت می‌شوند. سعی کنید مسیر را در بین مراحل از دست ندهید. ارزش ایجاد شده توسط راه‌حل را رها کنید و ارزیابی کنید.
مسئولیت‌های اصلی در این مرحله عبارتند از:
- ارزیابی پیشرفت واقعی.
- انتقال نتایج به حامی پروژه. ابلاغ نتایج به تیم پروژه و سایر اعضای شرکت نیز در برخی موارد ضروری است.
- پیگیری پروژه (پیگیری به عنوان “نظارت و ارزیابی اثرات یک پروژه یا برنامه برای مدیریت، و ارتباط در مورد عملکرد آن پروژه یا برنامه” تعریف می‌شود.)
مزایای تحلیل کسب و کار
بعد از تکمیل این مرحله نهایی، انتظار می‌رود که شرکت فرصت‌های بیشتری را بیابد. این کار به بهبود کسب وکار کمک خواهد کرد و به پروژه‌های اضافی منجر خواهد شد.