مزایا و معایب استفاده از ابزارهای نظارت در محیط کار

عصر بانک؛استر کاپلان (Esther Kaplan)، نویسنده این مقاله، دلایل قابل‌ قبولی بر وجود خطر در استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت و ردیابی زمان ارائه می‌دهد. یکی از نمونه‌های ذکرشده خانمی است که در یک خرده‌فروشی لوکس در شهر نیویورک کار می‌کرد. او مدیر فروشی وظیفه‌شناس بود و از ساعت 7 صبح تا 5/ 3 بعدازظهر کار می‌کرد؛ اما وقتی می‌خواستند ساعات حضور او را محاسبه کنند، نرم‌افزار Kronos او را به‌عنوان یک کارمند تمام وقت شناسایی نکرد. حال نرم‌افزار نشان می‌داد که او بیش از 25 ساعت در هفته کار نکرده و رفت‌وآمدش نامنظم بوده است.» در سراسر این مقاله، از مقوله ردیابی زمان و نظارت محیط کار به‌عنوان یک ابزار کاملا یک طرفه به‌منظور کاهش هزینه‌ها یاد شده و همچنین از اطلاعات این نرم‌افزار برای متمایز کردن کارمندان تمام‌وقت از نیمه‌وقت به‌منظور اعطای مزایا به آنان استفاده شده است. اما متاسفانه این مقاله تنها به بخشی از خصوصیات این نرم‌افزار پرداخته است و بدون شک از نرم‌افزار ردیابی زمان استفاده صحیحی صورت نمی‌گیرد و متاسفانه عواقب بد آن متوجه افراد متعهد می‌شود. اما اگر از این نرم‌افزار به درستی استفاده شود، هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان می‌تواند بسیار مفید واقع شود.  اما چگونه و از چه طریقی استفاده از این نرم‌افزار می‌تواند برای هر دو طرف سودمند باشد؟

چیزهای بیشتری که می‌دانیم

تغییر عمده‌ای که با توجه به جنبه‌‌های خاص موضوع نیروی کار در قرن 20 اتفاق افتاده است، ظهور پدیده «دانش ورزان» است. دانش‌ورزان، کارکنان فنی و حرفه‌ای هستند که کار آنها مبتنی‌بر اطلاعات است و اصلی‌ترین کار این گروه، توسعه و استفاده از دانش و علم است که عموما دانشمندان، مهندسان و مدیران فناوری در یک سامانه در این دسته جای می‌گیرند. دانش افراد در محیط‌های کاری مدرن باارزش‌ترین کالایی است که آنها در اختیار دارند و تخصصی‌تر شدن صنایع، در نتیجه دانش‌ورز شدن کارمندان است.  همان‌طور‌ که اوان روزن (Evan Rosen) در مقاله خود که در هفته‌نامه بیزنس ویک به چاپ‌ رسیده، عنوان می‌کند: «درواقع، امروزه هر کسی به عنوان یک فرد دانش‌ورز شایستگی دارد. هر کارمندی دانش و اطلاعاتی دارد که سازمان می‌تواند از آن استفاده کند تا دریابد چرا یک محصول خاص عملکرد ضعیفی در یک بازار دارد؟ برای رفع این مشکل فورا چه اقداماتی باید انجام دهیم؟ و اگر این اقدامات انجام شد، آیا می‌توانیم یک برنامه تولیدی فزاینده را مدیریت کنیم؟ اگر ما این تغییرات را اعمال کنیم، چه تاثیری بر آن بازار خواهد داشت؟»

به هر حال این مساله می‌تواند برای کسب‌و‌کار‌های متوسط یک چالش واقعی محسوب شود که چگونه چنین کارمندانی در سود خالص شرکت سهیم باشند. برای مثال اگر یک برنامه نویس کامپیوتر در پروژه‌های نرم‌افزار چندرسانه‌ای یک شرکت کار کند و برخی کدهایی که برای پروژه A می‌نویسد، در پروژه B هم استفاده کند، هزینه واقعی پروژه B چقدر است؟  نرم‌افزار مناسب ردیابی زمان و پروژه می‌تواند به شرکت‌ها در درک و محاسبه سهم مشارکت کارمندانشان کمک کند. با وجود فزونی معیارهای چالش‌برانگیز، سهم مشارکت باید فورا برای هر یک از چالش‌ها سنجیده شود.

پروژه‌های آینده با توجه به گذشته

یکی دیگر از مزایای مهم استفاده از نرم‌افزار ردیابی زمان و پروژه داشتن درک روشن از هزینه‌های واقعی یک پروژه معین است. به گفته شرکت مشاوره مک‌کینزی، هزینه مصرف‌شده در پروژه‌های بزرگ IT تقریبا 45 درصد بیش از بودجه تعیین‌شده صورت می‌گیرد و 7 درصد بیش از مدت تعیین‌شده در پروژه‌های دیگر زمان صرف می‌شود. این در حالی است که حتی پروژه‌های تاثیرگذار در بدترین شرایط تنها 56 درصد ارزش پیش‌بینی شده خود را تحویل می‌دهند.

در این موارد است که ردیابی مناسب زمان و پروژه می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. یک شرکت می‌تواند با ردیابی صحیح پروژه‌های گذشته، هزینه پروژه‌های آینده خود را دقیق‌تر پیش‌بینی کند. این به نوبه خود به کاهش ریسک شرکت در اختصاص دادن بودجه بیشتر یا تعدیل بودجه در یک پروژه کمک کند. این مساله زمانی می‌تواند موثر باشد که شرکت‌ها چگونگی تفسیر داده‌ها را بیاموزند و از مسیر و پروسه انجام کار خود آگاهی داشته باشند و طبق آن عمل کنند. برای مثال اگر شرکتی در نوع خاصی از یک پروژه متخصص باشد و تعداد زیادی از پروژه‌های مشابه را بدون وقفه تکمیل کرده باشد، باید قادر به استفاده از داده‌ها و نقاط عطف پروژه‌های تکمیل‌شده برای استفاده در پروژه بعدی باشد. اگر آنها در مرحله‌ای باشند که 10 درصد از پروژه جدید تکمیل شده باشد و به لحاظ بودجه‌ای تنها 5 درصد جلوتر از پروژه‌های متعدد قبلی باشند، پیش از اینکه دیر شود باید اصلاحاتی در پروژه جدید انجام دهند.

ما می‌توانیم بسازیم، چون تکنولوژی داریم

یکی از مزایایی که اغلب در ردیابی مناسب زمان و پروژه نادیده گرفته شده است، تقسیم بهتر منابع است. به‌عنوان نمونه، ممکن است شرکت یک مشتری داشته باشد که مستلزم اختصاص منابع زیادی باشد و بهترین پرسنل را به‌کار گیرد که معمولا در دراز مدت آنها را دچار مشکل می‌کند. اما شرکت‌هایی وجود دارند که ممکن است چنین مشتری‌هایی را رها کنند و به دنبال آنهایی باشند که کمتر مساله‌ساز شوند. 

به هر حال، گزارش‌های مالی و زمانی ممکن است نشان دهد درحالی‌که یک مشتری 20 درصد منابع شرکت را اشغال می‌کند، باید 40 درصد درآمدزایی برای آن داشته باشد. این اطلاعات ممکن است به همه کمک کند تا متوجه ارزش سودآوری این مشتری برای شرکت بشوند و حتی کمک می‌کند که شرکت نحوه برخورد خود با آنها را اصلاح کند. شاید به جای رد کردن آن مشتری، حتی سودمند باشد که منابع بیشتری را اختصاص داده و بازگشت سرمایه را افزایش دهد. 

یکی دیگر از جنبه‌های تخصیص منابع، پشتیبانی منطقی مناسب است. زمانی که یک شرکت بتواند اطلاعات یا داده‌های قابل اعتمادی داشته باشد که بتواند به وسیله مشتریان، پروژه‌ها و گروه‌های اداری درآمد بیشتری را حاصل ‌کند، این امر می‌تواند به شناسایی ضعف و مشکل جدی افراد و گروه‌ها در قسمت‌های مختلف شرکت و رفع این مشکلات کمک کند. 

ردیابی ماشینی و خودکار زمان

یکی دیگر از مزایای قابل‌توجه ردیابی خودکار زمان، ذخیره و صرفه‌جویی زمان در انجام عملیات حسابرسی، حقوق و دستمزد شرکت است. استفاده از یک نرم‌افزار مناسب به جای عملیات دستی می‌تواند این پردازش را به‌طور خودکار انجام دهد. با این کار صرفه‌جویی چشمگیری صورت‌ می‌گیرد؛ به‌طوری‌که برای عملیات پرداخت حقوق پرسنل دیگر مجبور نیستید زمان باارزشتان را تلف کنید و اشتباهاتی مرتکب شوید.

همه چیز خوب است، وقتی بخشی از یک تیم باشید

همان‌طور که در بالا نشان داده شد، نرم‌افزار ردیابی زمان و پروژه می‌تواند یک ابزار ارزشمند برای موثرتر کردن عملیات ارزیابی، بهبود برآوردها و تخصیص مناسب‌تر منابع یک شرکت باشد و زمانی که این اتفاق بیفتد، سود بیشتری برای شرکت به ارمغان می‌آورد. این امر می‌تواند باعث ثبات بیشتر شرکت و همچنین انجام بهتر عملیات پرداخت حقوق و مزایا به کارمندان بدون صرف هزینه اضافی شود. 

مساله مهم این است که ردیابی زمان و پروژه برای دستیابی به اهداف ذاتی خود به رسمیت شناخته شود: یکی از اهدافش این است که به عنوان ابزار قدرتمندی شناخته شود که ذاتا نه خوب است و نه بد. این نرم‌افزار مانند سایر ابزارهای قدرتمند دیگر ممکن است هم به افراد صدمه بزند و هم کمک کند. این موضوع به نحوه استفاده از این ابزار و انگیزه صاحبان کسب‌وکار، مدیران ارشد و مدیران معمولی که از آن استفاده می‌کنند بستگی دارد. به‌عنوان یک طرفدار استفاده از ابزارهای ردیابی زمان، همیشه بر لزوم استفاده از ابزارهای ردیابی زمان به شیوه‌ مسوولانه و اخلاقی تاکید کرده‌ام. 

به‌عنوان مثال در مقاله‌ای با عنوان «سه‌مزیت مدیریت درست زمان برای شما» که برای وب‌سایت Small Business Trends نوشتم، تاکید کردم: «مدیران باید در زمینه ردیابی زمان برای کارمندان خود الگو باشند.» در آن مقاله عنوان کردم: روشن‌ترین علت استفاده از نرم‌افزار ردیابی زمان توسط مدیر یک کسب‌و‌کار، افزایش انگیزه برای سایر افراد در شرکت است. این امر موضوع بسیار مهمی است، زیرا اغلب افراد در برابر مساله ردیابی زمان مقاومت می‌کنند و اگر مدیر اجرایی یک شرکت از آن به درستی استفاده کند، موفق به ایجاد انگیزه قوی به کارمندان در جهت اجرای صحیح آن در سطح شرکت می‌شود. این موضوع تا حد زیادی به الگو قرار گرفتن مدیر اجرایی یا صاحب شرکت بستگی دارد. شما می‌توانید از نرم‌افزار ردیابی زمان به‌عنوان ابزاری که هم برای مدیران و هم برای کارمندان ضروری است، در جهت سودآورتر کردن شرکت خود استفاده کنید. همچنین به کارمندان خود این فرصت را بدهید تا در جهت سازندگی و سرمایه‌گذاری شخصی خود در شرکت قدم بردارند. 

با استفاده صحیح از نرم‌افزار ردیابی زمان، کارمندان دچار تضعیف روحیه نمی‌شوند و حتی با وجود فشار زیاد می‌توانند خود را مدیریت کنند. استفاده صحیح از نرم‌افزار ردیابی زمان و پروژه به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بدون سوء‌استفاده از کارمندان، فعالیت‌هایشان را به‌طور موثرتر انجام دهند و به بهبود برآورد وضعیت پروژه، مدیریت، صدور و تنظیم صورتحساب و تخصیص منابع کمک کنند.